Gestão da secretaria escolar – o que é e como otimizar seus processos?Leitura de 7 minutos

Gestão escolar 8 de novembro de 2021
Imagem de secretaria escolar com prancheta na mão e sorrindo

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Gestão da secretaria escolar – o que é e como otimizar seus processos?Leitura de 7 minutos

Danielle Gonzaga
Pedagoga e Assessora de Implantação da Agenda Edu



Quem nunca ouviu falar que a secretaria escolar é o coração da escola? Isso porque além de prestar atendimento direto a toda comunidade escolar, o setor é responsável ainda por garantir a organização de todos os documentos e arquivos da instituição, dando legalidade jurídica às informações geradas e arquivadas. 


Se você já entrou na secretaria da sua escola, deve ter percebido várias pessoas trabalhando sem parar, fazendo ligações, puxando arquivos e infinitas planilhas. Mas, afinal, você sabe o que faz um secretário escolar?


Segundo a Lei 7.377 que dispõe sobre o exercício da profissão de Secretário, em seu Art. 5º, esse profissional é responsável por atividades como:


  • organização e manutenção dos arquivos de secretaria;
  • classificação, registro e distribuição da correspondência;
  • redação e datilografia de correspondência ou documentos de rotina, inclusive em idioma estrangeiro;
  • execução de serviços típicos de escritório, tais como recepção, registro de compromissos, informações e atendimento telefônico.

Ufa! Bastante coisa, né? 


Por isso é importante otimizar tempo de trabalho e sempre manter a organização desse setor que é a porta de entrada da instituição, lugar que todos acessam e que faz parte da rotina de toda comunidade escolar: professores, gestores, alunos e responsáveis. Assim é possível oferecer um ambiente acolhedor, com processos bem definidos, profissionais capacitados e um atendimento que reflita a filosofia de trabalho e proposta pedagógica da instituição. 


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Quem disse que só de burocracia se vive uma secretaria escolar?


Fazendo uma boa gestão da secretaria escolar é possível ter um ambiente leve, dinâmico e funcional. Para isso, separamos 3 dicas essenciais para você! Vamos lá?


Invista na formação continuada desse profissional


Não somente professores e gestores, mas todos os profissionais da educação necessitam de uma formação continuada, e isso não é diferente com o secretário escolar, afinal, não é uma missão fácil atuar na linha de frente. 


Para garantir um bom atendimento, invista em capacitação sobre:


  1. Organização e gestão de tempo, para um melhor gerenciamento dos documentos escolares;
  2. Legislação escolar e utilização e manuseio de seu sistema de gestão para oportunizar o processo de matrícula e transferência de alunos, além do controle e organização e registro da vida acadêmica dos estudantes;
  3. Rotina escolares para facilitar a organização de turmas e orientação de docentes sobre a funcionalidade de diários escolares, entre outras.

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Além disso, não esqueça do carro chefe de todas as formações desse profissional: gestão financeira


Por vezes, o secretário escolar precisa realizar processos financeiros de rotina, como negociação de dívidas, precificação e controle de inadimplência. Por isso não esqueça de dar subsídios para uma boa atuação desse profissional. 


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Ofereça estrutura adequada para sua atuação


Uma boa organização da secretaria escolar depende não somente de uma equipe capacitada e proativa, mas também de um espaço acolhedor e com elementos que possibilitem um bom armazenamento e disposição dos arquivos da escola. 


Invista em prateleiras, armários e caixas organizadoras. Assim, será possível categorizar e dividir os documentos da escola de acordo com a frequência em que eles precisam ser acessados, por tipo, data ou ordem alfabética. 


Uma dica complementar é separar um espaço para todos os arquivos e documentações pendentes de uma liberação ou resolução e deixá-los em um local visível para que não sejam esquecidos. 


Além disso, não esqueça do digital! É importante providenciar um bom armazenamento em nuvem para manter todos os documentos digitais concentrados em um único espaço.  Não esqueça que deixar todos os arquivos em uma plataforma digital torna o armazenamento mais seguro e anula a possibilidade de perdas de arquivos importantes. 


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Use a tecnologia para otimizar processos


É possível notar que as Tecnologias Digitais estão cada vez mais presentes na vida das pessoas, e quando tratamos sobre gestão da secretaria escolar não seria diferente.


Isso está presente desde o processo de comunicação e tira-dúvidas através de redes sociais, até o processo de rematrícula online. Por isso, não deixe de investir em softwares integrados e que possam facilitar a interação do seu secretário com a comunidade escolar. 


Para isso:


  • Conte com um bom sistema de gestão: mais conhecido como ERP (Enterprise Resource Planning), o sistema de gestão escolar permite o controle e integração de todos os processos internos da escola, automatizando tarefas manuais e simplificando processos burocráticos (como realização de matrícula e geração de boletins); 

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  • Oportunize para as famílias uma boa experiência ao realizarem pagamentos: quem aí não é apaixonado pela facilidade ao fazer uma compra em plataformas como Ifood ou Netflix? Isso acontece porque o usuário consegue realizar todo o processo no conforto da sua casa, na palma da sua mão, através de seu smartphone. Não deixe de buscar uma solução que acompanhe essa tendência, poupando o responsável de enfrentar grandes filas para resolver pendências financeiras.  

E sabe quem mais ganha com essa ação? A própria escola! Com um fluxo de cobranças e negociações mais automático, o profissional da secretaria escolar terá mais tempo para executar tarefas mais manuais e ter ainda mais atenção e cuidado ao tratar com a comunidade escolar. 


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💡 Se liga na dica! 


Você já pensou em ter todo o financeiro da escola bem organizado, sem sufocos ou imprevistos? Com o EduPay, a plataforma de pagamentos da Agenda Edu, você pode conquistar a previsibilidade financeira da sua escola. 


E o melhor: garantindo informações financeiras e pedagógicas em um só espaço.


Com o EduPay é possível:


  1. Criar uma única vez os planos de cobranças para mensalidades, contraturno e outras atividades complementares;
  2. Realizar cobranças únicas, como taxas de participação em passeios, fardamentos, eventos comemorativos, dentre outras, sendo possível fazer reembolsos (caso necessário);
  3. Gerar mais comodidade para famílias, que podem realizar todos os pagamentos em seu próprio celular, via boleto bancário ou cartão de crédito; 
  4. Enviar lembretes sempre que uma data de pagamento está se aproximando e oferecer desconto por pontualidade;
  5. Descontar cobranças automaticamente via cartão de crédito dos responsáveis;
  6. Receber os pagamentos em 2 dias úteis, sem custo para emissão, edição, baixa ou cancelamento de boletos;
  7. e muito mais! 

Quer saber mais? Comece recebendo uma consultoria gratuita sobre gestão de cobranças escolares


Gestor, você está pronto para revolucionar a rotina da sua secretaria escolar?


Fontes:


Jornada Edu

Lei 7377

Portal Joinville

Sponte


         
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