Gestão da secretaria escolar – o que é e como otimizar seus processos?

Danielle Gonzaga
Pedagoga e Assessora de Implantação da Agenda Edu

Quem nunca ouviu falar que a secretaria escolar é o coração da escola? Isso porque além de prestar atendimento direto a toda comunidade escolar, o setor é responsável ainda por garantir a organização de todos os documentos e arquivos da instituição, dando legalidade jurídica às informações geradas e arquivadas. 

Se você já entrou na secretaria da sua escola, deve ter percebido várias pessoas trabalhando sem parar, fazendo ligações, puxando arquivos e infinitas planilhas. Mas, afinal, você sabe o que faz um secretário escolar?

Segundo a Lei 7.377 que dispõe sobre o exercício da profissão de Secretário, em seu Art. 5º, esse profissional é responsável por atividades como:

• organização e manutenção dos arquivos de secretaria;
• classificação, registro e distribuição da correspondência;
• redação e datilografia de correspondência ou documentos de rotina, inclusive em idioma estrangeiro;
• execução de serviços típicos de escritório, tais como recepção, registro de compromissos, informações e atendimento telefônico.

Ufa! Bastante coisa, né? 

Por isso é importante otimizar tempo de trabalho e sempre manter a organização desse setor que é a porta de entrada da instituição, lugar que todos acessam e que faz parte da rotina de toda comunidade escolar: professores, gestores, alunos e responsáveis. Assim é possível oferecer um ambiente acolhedor, com processos bem definidos, profissionais capacitados e um atendimento que reflita a filosofia de trabalho e proposta pedagógica da instituição. 

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Quem disse que só de burocracia se vive uma secretaria escolar?

Fazendo uma boa gestão da secretaria escolar é possível ter um ambiente leve, dinâmico e funcional. Para isso, separamos 3 dicas essenciais para você! Vamos lá?

Invista na formação continuada desse profissional

Não somente professores e gestores, mas todos os profissionais da educação necessitam de uma formação continuada, e isso não é diferente com o secretário escolar, afinal, não é uma missão fácil atuar na linha de frente. 

Para garantir um bom atendimento, invista em capacitação sobre:

1. Organização e gestão de tempo, para um melhor gerenciamento dos documentos escolares;
2. Legislação escolar e utilização e manuseio de seu sistema de gestão para oportunizar o processo de matrícula e transferência de alunos, além do controle e organização e registro da vida acadêmica dos estudantes;
3. Rotina escolares para facilitar a organização de turmas e orientação de docentes sobre a funcionalidade de diários escolares, entre outras.

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Além disso, não esqueça do carro chefe de todas as formações desse profissional: gestão financeira. 

Por vezes, o secretário escolar precisa realizar processos financeiros de rotina, como negociação de dívidas, precificação e controle de inadimplência. Por isso não esqueça de dar subsídios para uma boa atuação desse profissional. 

Ofereça estrutura adequada para sua atuação

Uma boa organização da secretaria escolar depende não somente de uma equipe capacitada e proativa, mas também de um espaço acolhedor e com elementos que possibilitem um bom armazenamento e disposição dos arquivos da escola. 

Invista em prateleiras, armários e caixas organizadoras. Assim, será possível categorizar e dividir os documentos da escola de acordo com a frequência em que eles precisam ser acessados, por tipo, data ou ordem alfabética. 

Uma dica complementar é separar um espaço para todos os arquivos e documentações pendentes de uma liberação ou resolução e deixá-los em um local visível para que não sejam esquecidos. 

Além disso, não esqueça do digital! É importante providenciar um bom armazenamento em nuvem para manter todos os documentos digitais concentrados em um único espaço.  Não esqueça que deixar todos os arquivos em uma plataforma digital torna o armazenamento mais seguro e anula a possibilidade de perdas de arquivos importantes. 

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Use a tecnologia para otimizar processos

É possível notar que as Tecnologias Digitais estão cada vez mais presentes na vida das pessoas, e quando tratamos sobre gestão da secretaria escolar não seria diferente.

Isso está presente desde o processo de comunicação e tira-dúvidas através de redes sociais, até o processo de rematrícula online. Por isso, não deixe de investir em softwares integrados e que possam facilitar a interação do seu secretário com a comunidade escolar. 

Para isso:

• Conte com um bom sistema de gestão: mais conhecido como ERP (Enterprise Resource Planning), o sistema de gestão escolar permite o controle e integração de todos os processos internos da escola, automatizando tarefas manuais e simplificando processos burocráticos (como realização de matrícula e geração de boletins);

10 benefícios de contar com um bom sistema de gestão escolar

• Oportunize para as famílias uma boa experiência ao realizarem pagamentos: quem aí não é apaixonado pela facilidade ao fazer uma compra em plataformas como Ifood ou Netflix? Isso acontece porque o usuário consegue realizar todo o processo no conforto da sua casa, na palma da sua mão, através de seu smartphone. Não deixe de buscar uma solução que acompanhe essa tendência, poupando o responsável de enfrentar grandes filas para resolver pendências financeiras.

E sabe quem mais ganha com essa ação? A própria escola! Com um fluxo de cobranças e negociações mais automático, o profissional da secretaria escolar terá mais tempo para executar tarefas mais manuais e ter ainda mais atenção e cuidado ao tratar com a comunidade escolar. 

História de Sucesso: Escola Patronato conta com o EduPay para negociação de cobranças

? Se liga na dica!

Você já pensou em ter todo o financeiro da escola bem organizado, sem sufocos ou imprevistos? Com o EduPay, a plataforma de pagamentos da Agenda Edu, você pode conquistar a previsibilidade financeira da sua escola. 

E o melhor: garantindo informações financeiras e pedagógicas em um só espaço.

Com o EduPay é possível:

1. Criar uma única vez os planos de cobranças para mensalidades, contraturno e outras atividades complementares;
2. Realizar cobranças únicas, como taxas de participação em passeios, fardamentos, eventos comemorativos, dentre outras, sendo possível fazer reembolsos (caso necessário);
3. Gerar mais comodidade para famílias, que podem realizar todos os pagamentos em seu próprio celular, via boleto bancário ou cartão de crédito;
4. Enviar lembretes sempre que uma data de pagamento está se aproximando e oferecer desconto por pontualidade;
5. Descontar cobranças automaticamente via cartão de crédito dos responsáveis;
6. Receber os pagamentos em 2 dias úteis, sem custo para emissão, edição, baixa ou cancelamento de boletos;
7. e muito mais!

Quer saber mais? Comece recebendo uma consultoria gratuita sobre gestão de cobranças escolares

Gestor, você está pronto para revolucionar a rotina da sua secretaria escolar?

Fontes:

Jornada Edu

Lei 7377

Portal Joinville

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