Fluxo de caixa na escola: aprenda como montar o seu!Leitura de 7 minutos

EduPay Gestão escolar 10 de janeiro de 2022
pessoa fazendo fluxo de caixa

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Fluxo de caixa na escola: aprenda como montar o seu!Leitura de 7 minutos

2022 chegou, e estabelecer metas financeiras para o novo ano também é um ritual para muitas escolas. Mas para que a promessa saia do papel, uma ferramenta é indispensável: o fluxo de caixa.


Se o dinheiro que sua escola recebe não está sendo suficiente para cobrir as despesas, é hora de repensar a forma como o dinheiro está entrando em caixa e para onde está sendo destinado. É aí que entra o acompanhamento do fluxo de caixa.


Com a ajuda desse acompanhamento sua escola pode prever algumas situações financeiras e evitar possíveis perdas em seus recursos. E ao contrário do que se pensa, implementar na rotina da instituição pode ser bem fácil do que se imagina. 


Confira a seguir como o fluxo de caixa pode ajudar no controle e na organização de sua escola


O que é fluxo de caixa?


O acompanhamento do fluxo de caixa, nada mais é do que um registro, de todo o dinheiro que entra e sai da sua escola. Esse relatório permite que sua escola identifique o saldo atual disponível, o que facilita a programação de custos como folha de pagamento, pagamentos de fornecedores, impostos, etc. 


Além disso, a análise do fluxo de caixa, auxilia a tomar decisões antecipadas sobre a falta ou sobra de dinheiro na sua escola. Sendo possível assim, tomar medidas como, a redução de despesas, negociação de prazo com fornecedores, solicitar empréstimos, investir em melhorias e outros.


Quando devo atualizar o fluxo de caixa da minha escola?


Manter o fluxo de caixa atualizado permite que a gestão financeira da sua instituição funcione com uma maior segurança. Para isso, o acompanhamento deve ser incluído na rotina da escola, com um controle diário, semanal ou mensal.


A periodicidade da atualização pode ser definida de acordo com a necessidade de cada escola. Se na sua instituição ocorrem muitas transações, por exemplo, o ideal é realizar o controle do fluxo de caixa diário. 


É claro que com o dia a dia corrido na secretaria, pode ficar mais difícil atualizar diariamente. Mas é importante ressaltar que essa atualização diária reduz bastante as chances de erro ou esquecimento no registro das informações.


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Passo a passo para criar o fluxo de caixa


Passo 1. Consulte o saldo inicial da sua escola

O primeiro passo para criação do fluxo de caixa da escola é verificar o seu saldo inicial, que é basicamente, o valor disponível no caixa escolar no início do período estipulado para a criação do Fluxo. 


Reúna todo o dinheiro em espécie no caixa da escola, além dos saldos bancários disponíveis para saque. Essa pode ser uma tarefa desafiadora se o financeiro da sua escola está desorganizado, porém, é totalmente possível.


Passo 2. Identifique as receitas e despesas da escola e separe por categorias


O segundo passo para construção do fluxo de caixa da sua escola é identificar todas receitas e despesas, ou seja, todo o valor que entra e sai do caixa. Para isso, é importante organizar as contas a pagar e receber.


Contas a pagar: são aquelas que mensalmente saem do seu caixa, seja de maneira fixa ou variável.


Contas a receber: são os valores obtidos através dos serviços prestados pela escola como mensalidades, venda de materiais didáticos, eventos da instituição, etc.


Na planilha, as categorias podem ser criadas de acordo com a necessidade da sua escola.


Em contas a receber você pode colocar os seguintes itens:


  • Recebimento de mensalidades
  • Recebimentos de atividades de contraturno
  • Recebimento por material didático
  • Recebimento de eventos 
  • Recebimento de novas matrículas
  • Recebimento de vendas de produtos
  • Outros recebimentos

Em contas a pagar, as despesas podem ser fixas ou variáveis como:


  • Folha de Pagamento
  • Aluguel
  • Retirada Sócios
  • Fornecedores
  • FGTS
  • Empréstimos
  • Água/Luz/Telefone/Internet
  • Outras despesas

Dica: Se sua escola optar por fazer o controle diário, o ideal é somar os custos de coisas semelhantes antes de incluir os valores no arquivo. Com isso, a planilha não fica muito extensa, e você terá uma melhor visualização e interpretação dos dados.


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Passo 3 – Calcule a estimativa do previsto x realizado


Entender a relação entre previsto x realizado é primordial para definir o planejamento, as estratégias e os futuros investimentos na sua escola. Para realizar essa estimativa, insira as seguintes informações na sua planilha:


  • Previsto: representa o que foi planejado para pagar ou receber naquele dia;
  • Realizado: são os valores que correspondem ao que de fato foi realizado, ou seja, se ele foi recebido (contas a receber) ou pago (contas a pagar);
  • Contribuição para receita ou contribuição para despesas: é quanto está sendo alcançado em relação ao que foi previsto e realizado. Esse cálculo permite que sua escola saiba se a contribuição atual está acima ou abaixo do estimado.

Com isso, a estrutura da sua planilha pode ficar da seguinte forma:



Passo 4. Avalie o saldo final da sua escola


Com o fluxo de caixa pronto e atualizado, sua escola agora poderá analisar os possíveis motivos para sobra ou falta de dinheiro no período considerado. 


Saldo negativo: descubra as possíveis causas para seu caixa ter mais saídas do que entradas. (atrasos nos recebimentos, alta taxa de inadimplência, excesso de descontos, etc).


Saldo positivo: fluxo de caixa eficiente o dinheiro não falta, mas também não fica à toa. Avalie a necessidade de melhorar a organização financeira, pois, a escola pode estar deixando de fazer investimentos em melhorias.


Como o EduPay pode ajudar sua escola a organizar a planilha de fluxo de caixa?


Manter o fluxo de caixa sempre atualizado é essencial para ter mais controle do financeiro da escola. Para isso, deve-se criar o hábito de registrar as movimentações financeiras de determinado período. Fazer todo esse processo manualmente pode gerar muito trabalho para sua escola, por isso, o uso de um sistema de gestão de cobranças pode ajudar muito na visualização e interpretação das movimentações financeiras.


O EduPay permite a você todo o controle de acompanhar as entradas e saídas do caixa da sua instituição. Veja abaixo as principais vantagens:


  • Controle total sobre todos os recebimentos: a mensalidade pode entrar de várias formas em uma escola e é fundamental controlar cada uma delas. No EduPay, os pagamentos podem ser feitos por boleto bancário, cartão de crédito parcelado ou desconto automático e cada pagamento fica organizado na plataforma através de status.

  • Baixa de pagamento em tempo real: no EduPay, sua escola informa a você tudo sobre seu saldo, com atualizações em tempo real dos pagamentos já recebidos, previsão de recebimentos, saques realizados, entre outras informações.

  • Relatório simples e claro: sua escola tem acesso a todo histórico de cobranças enviadas para as famílias, qual o total pago tanto na escola quanto por meios digitais. Além disso, você pode utilizar os filtros de consulta, como o nome da cobrança, situação e período.

Agora que você já aprendeu sobre a importância de acompanhar o fluxo de caixa e o passo a passo para criar o seu, lembre-se de mantê-lo sempre atualizado. Assim, sua escola pode se projetar melhor para o futuro, sem riscos de prejuízo.


         
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