Como a régua de cobrança pode ajudar na redução da inadimplência escolar?Leitura de 6 minutos
Cobrar pagamentos escolares é uma tarefa nada fácil e que nem sempre pode ser bem-vinda para a família. Todo cuidado é pouco para que a abordagem não atrapalhe mais ainda o recebimento. Nesse momento, elaborar uma régua de cobrança pode ser um diferencial para sua escola.
Afinal, qual o momento certo para começar a cobrar um pagamento escolar? Por onde enviar a cobrança, ou ainda, quanto tempo esperar para o próximo contato? Essas dúvidas poderiam muito bem sair direto do financeiro da sua instituição, não é mesmo?!
Quando usada da maneira correta, a régua de relacionamento (como também é conhecida) se torna uma importante aliada das escolas no combate à inadimplência. Para entender mais sobre essa ferramenta, e como utilizá-la nas suas cobranças escolares, confira o post abaixo.
O que é régua de cobrança?
A régua de cobrança é uma técnica que consiste em mapear todos os passos dos pagamentos programados, para então, adotar ações de resgate dos valores devidos.
Sabe aquele receio de cobrar um responsável com um bom histórico mas que por algum motivo está há 3 dias com o pagamento pendente? Com a régua de cobrança, é possível definir abordagens mais moderadas para cobranças recentes.
Através dessa ferramenta, sua escola poderá definir os canais onde vai ser realizada a cobrança, a periodicidade dos contatos, e a linguagem utilizada para cada estágio de atraso.
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Vantagens da régua de cobrança na redução da inadimplência escolar
O dia a dia atribulado e cheio de afazeres é um dos principais motivos para que muitos responsáveis esqueçam a data de vencimento dos pagamentos. Por isso, antes mesmo do pagamento vencer, é importante sinalizar a família sobre o prazo, e mantê-la sempre bem informada. Dessa forma, a régua de relacionamento permite acompanhar cada etapa da cobrança, o que garante mais chances de recebimento.
Redução do índice de atrasos por esquecimento
A utilização da régua de cobrança permite que os responsáveis tenham acesso a todas as informações necessárias para realizar o pagamento dentro do prazo. Além de disponibilizar o boleto atualizado da cobrança, a escola poderá enviar lembretes automáticos que ajudam a reduzir o risco de esquecimento.
No EduPay, por exemplo, as notificações programadas da régua de cobrança, ajudaram o colégio Patronato a reduzir os atrasos por motivo de esquecimento. “Não tem como o pai dizer que não recebeu o boleto, ou esqueceu o pagamento” , conta Vandreane, auxiliar financeira da escola.
Prevenção de erros e desatenções da equipe financeira
Em muitos casos, o responsável pelas finanças da escola tem que se dividir em outras tantas tarefas, e é normal que com o volume de trabalho, as cobranças de inadimplentes acabem ficando de lado.
O uso da régua da cobrança permite que a escola programe alertas automáticos, eliminando eventuais falhas humanas como, a cobrança de dívidas não existentes ou o esquecimento dos títulos em aberto.
Mais profissionalismo nas cobranças
Quando a comunicação da cobrança não é feita da maneira correta, a escola corre um sério risco de causar constrangimento, o que afeta a relação com os responsáveis, e consequentemente, diminui as chances de receber o pagamento.
Com a régua de cobrança, é possível obter uma personalização para as mensagens, o que torna todo processo ainda mais profissional.
Como aplicar a régua de cobrança na minha escola?
Para definir a régua de cobrança na sua escola, é preciso antes de tudo levar em consideração a forma de pagamento escolhida pelos responsáveis. Cada modalidade possui sua particularidade, por isso, será preciso planejar a comunicação da sua cobrança de acordo com o meio escolhido.
Régua de cobrança para boleto
Muito popular nas escolas, o boleto bancário é uma forma de pagamento que depende totalmente da ação dos responsáveis, ou seja, requer mais acompanhamento da régua de cobrança.
Encaminhe emails com dados sobre o pagamento como: valor, data de vencimento, código de barras e link para download da fatura.
Envie lembretes automáticos com base na data de vencimento da fatura:
- 5 dias antes do vencimento
- No dia do vencimento
- 5 dias depois do vencimento
- 10 dias depois do vencimento e assim por diante.
OBS. Caso o pagamento não seja realizado após 30 ou 45 dias, as notificações devem ser encerradas. Para débitos estendidos por mais de 60 dias, a escola deve buscar alternativas para o resgate da dívida.
Régua de cobrança para depósito bancário ou transferência
Nessa modalidade, o responsável poderá definir o valor que ele irá pagar à escola, sendo um pouco mais complicado receber os valores correspondentes a juros e multa.
A estratégia da régua de cobrança poderá ser semelhante a do boleto bancário, porém, a escola deverá deixar os responsáveis cientes das regras de adesão (como a cobrança de juros e multa no mês seguinte ao atraso).
Régua de cobrança para cartão de crédito
Como as cobranças recorrentes no cartão de crédito são descontadas automaticamente, não há necessidade de enviar um lembrete de fatura em aberto, mas sim uma mensagem de renovação automática.
Em caso de falhas na transação pode ser trabalhada dois tipos de mensagem:
- Aviso de falha no pagamento;
- Última tentativa de pagamento (para solicitar que o titular verifique o erro e faça alguma ação como: a troca de cartão, mudança na forma de pagamento etc).
Automatize sua régua de cobrança
A automação da régua de cobranças é uma forma de comunicar os recebíveis da sua escola, em um modo automático, a fim de reduzir o tempo gasto no processo e ainda obter mais profissionalismo.
Através da tecnologia de um sistema de automação, a escola poderá programar lembretes automáticos, e acompanhar todo o processo de cobrança regularmente.
Quer conhecer as vantagens da automação de cobranças para sua escola? Acesse outros conteúdos aqui no nosso blog!
