Orçamento escolar: 7 dicas para gerir melhor o orçamento da sua escola

Planejar o orçamento anual é uma etapa fundamental para garantir mais saúde financeira para uma escola. Como parte da gestão financeira, o orçamento escolar ajuda gestores na priorização de projetos e setores que considerem mais essenciais para a instituição. 

Confira neste post algumas dicas para planejar e gerir o orçamento anual da sua escola, tornando sua gestão financeira mais segura e sustentável.

O que é o planejamento de orçamento escolar?

Planejamento de orçamento escolar é um roteiro que vai indicar como os recursos devem ser distribuídos dentro da instituição. Diferente de um fluxo de caixa, o orçamento é uma previsão das receitas e gastos que vão ocorrer durante um determinado período (geralmente 1 ano). 

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Por que planejar o orçamento anual da minha escola?

O principal objetivo do planejamento de orçamento é obter o melhor aproveitamento dos recursos financeiros disponíveis na escola. Com essa ferramenta, sua escola consegue observar, por exemplo, se é possível investir em alguma ação de marketing para matrículas, ou mesmo, investir em um software de gestão em seu financeiro.

Confira abaixo, a importância de planejar o orçamento da escola: 

• Oferece ao gestor uma visão geral de como será a vida financeira da escola em um determinado período.
• Facilita o controle das finanças da instituição, ficando mais fácil identificar se a escola está se afastando das metas traçadas.
• Permite que os gestores escolares tomem decisões mais assertivas relacionadas, por exemplo, a melhorias da estrutura física, contratação de novos professores, oferta de materiais próprios, etc.

Dicas para criar e gerir um orçamento escolar

1. Imagine diferentes cenários

Mesmo sendo impossível prever o futuro, é importante ter em mente que existem diferentes tipos de cenários e que é preciso estar preparado para cada um deles. 

Na prática: Para facilitar o planejamento, crie pelo menos três cenários prováveis: um positivo, um realista e outro negativo. Por exemplo, em um cenário positivo, qual seria a expectativa de receita e a distribuição de gastos da escola? E dentro de um cenário negativo, qual é a receita mínima mensal que será suficiente para cobrir as principais despesas da instituição? 

2. Defina uma margem de segurança

É importante sempre ressaltar que, o orçamento anual é uma projeção, por isso, pode estar sujeito a falhas ou a imprevistos. Para preservar sua escola e evitar rombos no orçamento, é importante adicionar uma pequena “folga” nos cálculos.

3. Identifique os projetos previstos da escola

Para iniciar um novo projeto na escola é necessário reservar uma verba para os recursos, materiais e profissionais envolvidos. Nesse sentido, projetar os projetos que serão investidos durante o ano também é essencial para a criação do orçamento escolar.

Na prática: Faça um levantamento dos projetos e eventos ocorridos na escola durante o ano anterior. Com base nisso, você consegue fazer uma estimativa do seu valor ideal.

4. Estabeleça metas

As metas servem como um direcionamento para que a escola tome suas decisões financeiras. Esse é o guia que vai dizer quais investimentos a instituição vai escolher ou quanto de dinheiro precisa guardar. 

Na prática: As metas precisam ser, ao mesmo tempo, desafiadoras e realistas. Além disso, não basta estipular apenas os resultados que a escola quer alcançar. É necessário também pensar em prazos viáveis para que os objetivos sejam atingidos.

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5. Reavalie os gastos e retorno de cada projeto na escola

Nem sempre será possível concretizar todos os projetos idealizados na escola. Portanto, em um possível cenário negativo, como decidir qual projeto da escola deve ser investido e, qual fica na gaveta? Para isso, o principal critério é o retorno. Invista naqueles projetos que apresentem potencial para desenvolvimento e lucro para a escola.

Na prática: Realize uma estimativa para identificar a eficiência de cada investimento que será proposto. Se a proposta é um investimento no marketing da escola, peça para que os representantes do setor envolvido apresentem esses dados. Dessa maneira, você terá uma base sólida para decidir como serão distribuídos os recursos da instituição.

6. Envolva as outras áreas da escola

Um orçamento mais preciso é aquele que tem a participação de todas as áreas afetadas da escola. Essa atuação conjunta permite, por exemplo, que o setor financeiro conheça as demandas pedagógicas, e assim, construa um orçamento de acordo com suas necessidades.  

7. Acompanhe com frequência

De nada adianta um orçamento bem construído se não houver um acompanhamento e, consequentemente, ações de correção. Por isso, é necessário que a equipe revisite a planilha com frequência e compare o que foi previsto, do que realmente está sendo realizado.

Na prática: Realize reuniões mensais para discutir o andamento do saldo, continuidade de investimentos projetados, melhoria na gestão de despesas, dentre outras.

Você já deve ter entendido que o planejamento orçamentário é uma ferramenta importantíssima para que as escolas tenham boas projeções para o futuro, sempre se baseando em números reais de ganhos, custos e investimentos da instituição.

Esse post ajudou sua escola a gerir melhor o seu orçamento? Então, não deixe de seguir nosso instagram para ficar por dentro de todos os conteúdos sobre gestão financeira.