Saiba como funciona o ciclo de marketing para captação de matrículas

Por Amanda Bozza – Amanda é Coordenadora de Conteúdo da Tuneduc, que tem como missão empoderar as pessoas com evidências para tomarem melhores decisões em Educação.

Quando falamos de marketing para captação de matrículas, timing é realmente tudo. Parece clichê, mas diversas escolas têm perdido alunos por não atuarem em tarefas básicas relacionadas ao ciclo de marketing educacional.

O ciclo de marketing para escolas é bastante previsível e extenso em relação a outros mercados. Portanto, é necessário subdividir as tarefas em etapas e planejar táticas para fazer com que pais e alunos caminhem dentro do funil de matrículas.

Marketing para captação de matrículas e as táticas mais adequadas para cada período

Maio e junho: planejamento de campanha

Parece cedo para alguns, mas essa é a época certa para começar a planejar com afinco o ciclo de marketing do próximo ano letivo. Esse é o momento de analisar o que funcionou e não funcionou em seus últimos esforços com o objetivo de refinar e atualizar a abordagem de marketing. É, também, o momento de buscar novas soluções no mercado de educação para garantir que o planejamento de campanha permaneça relevante e otimizado, além de fazer uma análise das ofertas de escolas concorrentes, bem como conversar com alunos, ex-alunos e pais para formar um diagnóstico completo sobre a imagem da escola.

Ações para esta fase:

– Use uma parte do tempo de planejamento para buscar novas ferramentas que sejam capazes de otimizar o trabalho de captação. O GeoEscola, plataforma de marketing escolar da Tuneduc, organiza insights de marketing, como fluxo migratório, análise de concorrência, participação de mercado e etc em uma plataforma online.

– Aproveite esta época menos atribulada  para desenvolver e aplicar pesquisas. Converse com alunos, pais, colaboradores, ex-alunos. Entender o clima institucional da escola e a imagem que seu público-alvo tem da instituição faz toda a diferença!

– Liste as limitações e diferenciais competitivos da sua escola e trabalhe o planejamento sob essa perspectiva.

– Fortaleça a identidade da instituição. Revisite os ideias, missão, visão e valores para analisar se o discurso da campanha de marketing está alinhado com a linha pedagógica e os pontos fortes da escola. Refine o que for necessário!

– Reter um aluno é sempre mais barato do que captar um novo. Pense também em eventos, comunicados e rotinas com quem já é aluno da sua escola durante o ano. Pode fazer a diferença nas taxas de rematrícula.

– Faça um levantamento de dados e evidências que ajudem a convencer pais e alunos interessados a matricularem-se na sua escola: análises do desempenho no Enem, pesquisas internas, satisfação de e ex-estudantes e aprovações no vestibular, por exemplo.

7 Estratégias para melhorar a campanha de matrículas da sua escola

Julho e agosto: conscientização

Agora, é hora de colocar a primeira etapa do planejamento em ação. Este, é o momento em que você vai “encontrar” seus clientes em potencial pela primeira vez e mostrar a eles quem você é (e as vantagens em relação a escolas concorrentes). O objetivo da conscientização é alimentar pais e alunos com informações sobre a proposta do colégio, infraestrutura, diferenciais, atividades e outros benefícios da sua instituição.

Ações para esta fase:

– Com base em dados e evidências colhidos na etapa anterior, mapeie quais os melhores bairros para focar seus esforços de marketing. Saiba onde estão as crianças com idade escolar compatível as séries que a escola atende e também onde estão as famílias com renda compatível ao valor da mensalidade.

– Os esforços de marketing de conteúdo também devem decolar durante esse período. Envie  e-mails para pais e alunos que já visitaram a escolas, mas ainda não se matricularam; papers; casos de sucesso de ex-alunos e aprovações em vestibulares;  vídeos que demonstram autoridade sobre temas importantes para a escola.

– Planeje eventos na escola, visitas guiadas,  oficinas, cafés da manhã e outros espaços em que pais e alunos possam se familiarizar com os educadores e proposta da sua escola. Dica: muitas escolas já têm campeonatos esportivos, feiras acadêmicas ou teatros consagrados. Convide pais e alunos em potencial a participarem.

– Crie um storytelling para contar a histórias que humanizem as políticas e práticas de ensino da sua escola. Pense em cada detalhe do roteiro de visita na escola. Se um pai ou aluno já se interessou a ponto de agendar uma visita, é hora de apresentar todos os espaços da escola (laboratórios, quadras, salas, bibliotecas, etc) e os projetos mais proprietários. Muitas escolas reformam a “Sala de matrículas”, onde recebem os pais e expõem trabalhos interessantes, nesta época do ano.

Leia também: Guia Completo de Marketing Escolar para Captação de Matrículas

Setembro, outubro e novembro: fase de consideração e fechamento de matrículas

A essa altura, é provável que o público potencial já tenha interagido com algum conteúdo ou comunicado da sua escola. Então, é hora de convencê-lo de que você merece ainda mais atenção. É aqui que a sua mensagem deve ser mais detalhada, esclarecendo as promessas feitas e dúvidas que surgiram na primeira fase, quando o aluno em potencial teve as primeiras interações com sua instituição. O foco dessa etapa é conseguir marcar visitas e efetivação de matrículas.

Lembre-se de que cada matrícula em potencial deve ser tratada como única. Evite mensagens massificadas para alunos que já conversaram ou visitaram a escola. Um sistema de CRM pode ajudar a escola a registrar todas as interações com cada interessado, mantendo a frequência de contato, registrando o que foi conversado e permitindo que os atendentes tenham facilmente o histórico de interações com cada família.

Ações para esta fase:

– Envie e-mails marketing incentivando o agendamento de visitas na escola, tour virtual ou apresente análises e resultados da escola.

– Não esqueça da retenção de alunos. Use aplicativos de agenda digital para se comunicar constantemente com os pais, identificar pontos de insatisfação e trabalhar para efetivar a a rematrícula.

– Agende eventos na escola e convide os potenciais interessados.

– Mantenha contato pessoal, por telefone, com os pais que parecem mais propensos a efetivar a matrícula.

– Gerencie o relacionamento com os pais,saiba em que etapa do funil cada um deles está, e registre todos os contatos. Uma ferramenta de CRM pode facilitar esta tarefa.

Conhecer o ciclo de marketing vai ajudar você a descobrir quando é mais provável que possíveis pais e alunos estejam mais receptivos às suas mensagens. Organize-se para começar o segundo semestre com a estrutura de captação organizada – diagnóstico, pontos fracos e fortes da escola (pedagógico, infraestrutura, clima), campanha de marketing, sistema de atendimento às visitas, sala de matrícula, folders e materiais listando diferenciais da escola, reformas e muito mais.

Sabemos que as escolas têm poucas pessoas (e muito trabalho!) para captar alunos ano após ano. Quanto mais organizado estiver o processo, maiores as taxas de conversão e o sucesso no atingimento das metas estabelecidas. Utiliza alguma outra técnica para captar e reter alunos na sua escola? Escreva para suporte@tuneduc.com.br e conte como você tem trabalhado.