Gestão de cobranças: Como organizar essa tarefa na sua escola?

Mais um ano letivo chega ao fim e com isso, o financeiro da escola tem a nova missão de traçar tudo o que pode ser melhorado no ano seguinte. Mas além de um bom planejamento e uma definição clara das metas, uma importante tarefa deve ser priorizada: a gestão de cobranças.

Por isso, neste artigo vamos ensinar como organizar o processo de cobranças e facilitar ao máximo a rotina da sua escola.

1. Controle o histórico de pagamentos

Ter o controle do que você vai receber é essencial para saúde financeira da sua escola. Por isso, antes de iniciar o processo de cobrança, é necessário identificar quais responsáveis pagam em dia e quais têm dificuldade para quitar suas dívidas.

O controle desses lançamentos é nada mais que o registro de todas as receitas que a escola tem a receber, sejam eles à vista ou a prazo. Para esse acompanhamento, você não precisa de limitar ao uso das tradicionais planilhas. Com a ajuda de um sistema de cobrança, o gerenciamento é feito de forma automática, com relatórios claros e precisos. Veja aqui, como o EduPay pode ajudar sua escola.

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2. Estruture o processo de comunicação de cobranças

Os estágios do processo de uma cobrança escolar podem ser divididos de muitas formas. Cada escola tem suas próprias regras, em algumas, por exemplo, os pagamentos vencidos após 30 dias são definidos como inadimplência; em outras, isso só ocorre com 60 dias. O importante é que a divisão das cobranças tenha como base as seguintes etapas:

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Fase 1: Cobrança Preventiva (Antes e na data do vencimento)

Na cobrança preventiva, o contato é feito antes do vencimento do título, por isso, deve soar apenas como um lembrete. Nesse caso, notificações por e-mail, SMS ou por algum aplicativo, já estão de bom tamanho. 

Fase 2: Cobrança Instantânea (Até 5 dias após o vencimento)

Se as ações preventivas não surtiram efeito e a parcela está oficialmente em atraso, é o momento da sua escola entrar no próximo estágio da cobrança. Nessa etapa, a escola deve antes de tudo, confirmar as baixas de pagamento, já que, como os atrasos são mais recentes, a confirmação do pagamento pode demorar alguns dias.

Fase 3. Cobrança Extrajudicial (Após 5 dias de vencimento)

Também conhecida como “Cobrança Amigável”, a cobrança extrajudicial possibilita que a família e a escola possam negociar o valor, a data e a forma de pagamento, sem intervenção jurídica.

Fase 4. Encaminhamento para a Cobrança Judicial (Após 90 dias de vencimento)

Após 90 dias de atraso no pagamento, já é possível negativar o nome do responsável ou entrar na justiça para reaver o valor. Porém, de acordo com o PROCON, essas medidas legais só devem ser iniciadas se já tiver existido tentativa de negociação por parte da escola.

Se a instituição de ensino escolher pelo processo legal, a Justiça é quem determina as condições de pagamento. Nesse caso, a última comunicação de cobrança deve avisar à família que a escola pretende iniciar os processos nas esferas judiciais.

Dica: Sabemos que a cobrança escolar pode se tornar uma experiência frustrante, mas o encaminhamento judicial pode ser um passo arriscado para a relação da escola com a família. 

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3. Aposte em uma régua de cobranças

Para reduzir o tempo e custo com o processo é importante contar com um sistema que automatize a régua de cobranças da sua escola. Essa ferramenta, ajuda a estruturar a cobrança desde o primeiro contato, sendo possível programar lembretes automáticos, determinando os intervalos de comunicação entre os alertas (entre pré e pós vencimento). 

Outra possibilidade, é o agendamento automático dos emails, o que ajuda as instituições a terem menos trabalho na rotina financeira. A escola conquista também, mais controle de quem pagou ou não as mensalidades. 

Um sistema de cobranças promove, ainda, uma maior transparência entre os responsáveis e a escola. Eles podem acompanhar o histórico de cobranças e ter em mãos tudo que precisa para realizar o pagamento em dias.

Vantagens

• Reúne vários canais de formas de comunicação em um só sistema;
• Programação automática, sem risco de falha humana;
• Permite o acompanhamento de recebimentos, visualizações e cliques na mensagem.

E então, pronto para estruturar o processo de cobrança da sua escola? Compartilhe suas dúvidas e opiniões com a gente nos comentários! Saiba também como o EduPay pode simplificar e automatizar a gestão de cobranças da sua escola.