Fluxo de caixa na escola: aprenda como montar o seu!Leitura de 7 minutos
2022 chegou, e estabelecer metas financeiras para o novo ano também é um ritual para muitas escolas. Mas para que a promessa saia do papel, uma ferramenta é indispensável: o fluxo de caixa.
Se o dinheiro que sua escola recebe não está sendo suficiente para cobrir as despesas, é hora de repensar a forma como o dinheiro está entrando em caixa e para onde está sendo destinado. É aí que entra o acompanhamento do fluxo de caixa.
Com a ajuda desse acompanhamento sua escola pode prever algumas situações financeiras e evitar possíveis perdas em seus recursos. E ao contrário do que se pensa, implementar na rotina da instituição pode ser bem fácil do que se imagina.
Confira a seguir como o fluxo de caixa pode ajudar no controle e na organização de sua escola
O que é fluxo de caixa?
O acompanhamento do fluxo de caixa, nada mais é do que um registro, de todo o dinheiro que entra e sai da sua escola. Esse relatório permite que sua escola identifique o saldo atual disponível, o que facilita a programação de custos como folha de pagamento, pagamentos de fornecedores, impostos, etc.
Além disso, a análise do fluxo de caixa, auxilia a tomar decisões antecipadas sobre a falta ou sobra de dinheiro na sua escola. Sendo possível assim, tomar medidas como, a redução de despesas, negociação de prazo com fornecedores, solicitar empréstimos, investir em melhorias e outros.
Quando devo atualizar o fluxo de caixa da minha escola?
Manter o fluxo de caixa atualizado permite que a gestão financeira da sua instituição funcione com uma maior segurança. Para isso, o acompanhamento deve ser incluído na rotina da escola, com um controle diário, semanal ou mensal.
A periodicidade da atualização pode ser definida de acordo com a necessidade de cada escola. Se na sua instituição ocorrem muitas transações, por exemplo, o ideal é realizar o controle do fluxo de caixa diário.
É claro que com o dia a dia corrido na secretaria, pode ficar mais difícil atualizar diariamente. Mas é importante ressaltar que essa atualização diária reduz bastante as chances de erro ou esquecimento no registro das informações.
Passo a passo para criar o fluxo de caixa
Passo 1. Consulte o saldo inicial da sua escola
O primeiro passo para criação do fluxo de caixa da escola é verificar o seu saldo inicial, que é basicamente, o valor disponível no caixa escolar no início do período estipulado para a criação do Fluxo.
Reúna todo o dinheiro em espécie no caixa da escola, além dos saldos bancários disponíveis para saque. Essa pode ser uma tarefa desafiadora se o financeiro da sua escola está desorganizado, porém, é totalmente possível.
Passo 2. Identifique as receitas e despesas da escola e separe por categorias
O segundo passo para construção do fluxo de caixa da sua escola é identificar todas receitas e despesas, ou seja, todo o valor que entra e sai do caixa. Para isso, é importante organizar as contas a pagar e receber.
Contas a pagar: são aquelas que mensalmente saem do seu caixa, seja de maneira fixa ou variável.
Contas a receber: são os valores obtidos através dos serviços prestados pela escola como mensalidades, venda de materiais didáticos, eventos da instituição, etc.
Na planilha, as categorias podem ser criadas de acordo com a necessidade da sua escola.
Em contas a receber você pode colocar os seguintes itens:
- Recebimento de mensalidades
- Recebimentos de atividades de contraturno
- Recebimento por material didático
- Recebimento de eventos
- Recebimento de novas matrículas
- Recebimento de vendas de produtos
- Outros recebimentos
Em contas a pagar, as despesas podem ser fixas ou variáveis como:
- Folha de Pagamento
- Aluguel
- Retirada Sócios
- Fornecedores
- FGTS
- Empréstimos
- Água/Luz/Telefone/Internet
- Outras despesas
Dica: Se sua escola optar por fazer o controle diário, o ideal é somar os custos de coisas semelhantes antes de incluir os valores no arquivo. Com isso, a planilha não fica muito extensa, e você terá uma melhor visualização e interpretação dos dados.
Gestão de cobranças: Como organizar essa tarefa na sua escola?
Passo 3 – Calcule a estimativa do previsto x realizado
Entender a relação entre previsto x realizado é primordial para definir o planejamento, as estratégias e os futuros investimentos na sua escola. Para realizar essa estimativa, insira as seguintes informações na sua planilha:
- Previsto: representa o que foi planejado para pagar ou receber naquele dia;
- Realizado: são os valores que correspondem ao que de fato foi realizado, ou seja, se ele foi recebido (contas a receber) ou pago (contas a pagar);
- Contribuição para receita ou contribuição para despesas: é quanto está sendo alcançado em relação ao que foi previsto e realizado. Esse cálculo permite que sua escola saiba se a contribuição atual está acima ou abaixo do estimado.
Com isso, a estrutura da sua planilha pode ficar da seguinte forma:
Passo 4. Avalie o saldo final da sua escola
Com o fluxo de caixa pronto e atualizado, sua escola agora poderá analisar os possíveis motivos para sobra ou falta de dinheiro no período considerado.
Saldo negativo: descubra as possíveis causas para seu caixa ter mais saídas do que entradas. (atrasos nos recebimentos, alta taxa de inadimplência, excesso de descontos, etc).
Saldo positivo: fluxo de caixa eficiente o dinheiro não falta, mas também não fica à toa. Avalie a necessidade de melhorar a organização financeira, pois, a escola pode estar deixando de fazer investimentos em melhorias.
Como o SuperApp pode ajudar sua escola a organizar a planilha de fluxo de caixa?
Manter o fluxo de caixa sempre atualizado é essencial para ter mais controle do financeiro da escola. Para isso, deve-se criar o hábito de registrar as movimentações financeiras de determinado período.
Fazer todo esse processo manualmente pode gerar muito trabalho para sua escola, por isso, o uso de um sistema de gestão de cobranças pode ajudar muito na visualização e interpretação das movimentações financeiras.
Pagamentos Digitais, do SuperApp Agenda Edu, permite a você todo o controle de acompanhar as entradas e saídas do caixa da sua instituição. Veja abaixo as principais vantagens:
- Controle total sobre todos os recebimentos: a mensalidade pode entrar de várias formas em uma escola e é fundamental controlar cada uma delas. No SuperApp, os pagamentos podem ser feitos por boleto bancário, cartão de crédito parcelado ou desconto automático e cada pagamento fica organizado na plataforma através de status.
- Baixa de pagamento em tempo real: em Pagamentos Digitais, sua escola informa a você tudo sobre seu saldo, com atualizações em tempo real dos pagamentos já recebidos, previsão de recebimentos, saques realizados, entre outras informações.
- Relatório simples e claro: sua escola tem acesso a todo histórico de cobranças enviadas para as famílias, qual o total pago tanto na escola quanto por meios digitais. Além disso, você pode utilizar os filtros de consulta, como o nome da cobrança, situação e período.
Agora que você já aprendeu sobre a importância de acompanhar o fluxo de caixa e o passo a passo para criar o seu, lembre-se de mantê-lo sempre atualizado. Assim, sua escola pode se projetar melhor para o futuro, sem riscos de prejuízo.
