6 estratégias para evitar atrasos e garantir pagamentos desde o começo do anoLeitura de 5 minutos
Uma coisa é certa: todo gestor escolar deseja evitar atrasos e garantir os pagamentos. Mas muitos perdem nas tarefas diárias, sem as ferramentas necessárias e sem as estratégias certas para lidar com esse desafio desde o começo do ano.
É fato que muitas escolas enfrentam dificuldades em manter o fluxo de caixa regular devido a atrasos e falta de planejamento no processo de cobranças.
Infelizmente, a inadimplência é uma realidade que afeta inúmeros setores. E dados recentes destacaram a gravidade dessa situação no Brasil, apontando que 68,62 milhões de consumidores estavam inadimplentes, representando 41,51% da população adulta do país.
A dificuldade em manter suas contas em dia pode ocorrer por inúmeros fatores, que juntamente com esses números reforçam a necessidade de uma abordagem preventiva, com processos bem definidos e soluções práticas que facilitem a rotina tanto dos gestores quanto das famílias.
Diante disso, trouxemos aqui 6 estratégias práticas e eficazes que ajudarão sua escola a evitar atrasos nos pagamentos e garantir um ano letivo financeiramente saudável desde o início.
Vamos lá?
Principais impactos da inadimplência nas escolas
Antes de partirmos para as estratégias, é fundamental citar sobre os impactos da inadimplência na sua escola.
Afinal, vai muito além de números e boletos atrasados. Seu impacto atinge diretamente o coração da operação educacional, afetando tanto a qualidade dos serviços oferecidos quanto o planejamento estratégico das escolas.
Quando uma instituição não consegue manter um fluxo de caixa saudável, o efeito dominó é inevitável, impacta:
- Na qualidade de ensino
- Motivação de professores e funcionários, uma vez que a redução de pessoal ou congelamento de salários acaba sendo uma medida inevitável
- No investimento em infraestrutura;
- No relacionamento com as famílias;
- Comprometimento da reputação da escola
Estratégias para garantir pagamentos
Lidar com a inadimplência pode parecer um desafio constante. Mas quando o gestor escolar adota ações e estratégias desde o começo do ano letivo, é possível contornar todos os impactos causados e garantir mais pagamentos.
Vale lembrar que, quando os responsáveis compreendem o valor dos serviços educacionais e têm clareza sobre as condições de pagamento, as chances de inadimplência diminuem significativamente.
- Garanta políticas de cobranças claras
Quando as regras de pagamento são bem definidas e comunicadas de forma clara, tanto a escola quanto os responsáveis sabem exatamente o que esperar.
É essencial estar sempre pautado nas leis que protegem a escola, alunos e famílias, de forma transparente e precisa.
Assim, você consegue reduzir dúvidas, prevenir mal-entendidos e, principalmente, demonstra profissionalismo e organização.
Então, estabeleça regras detalhadas. Desde o início do ano letivo, informe as condições de pagamento, como datas de vencimento, formas de pagamento aceitas, taxas de juros em caso de atraso e possíveis descontos por pontualidade.
- Ofereça opções flexíveis de pagamento
No nosso cenário atual, vemos que a conveniência é cada vez mais valorizada. Nesse sentido, facilitar os meios de pagamento torna-se a estratégia mais eficaz para evitar atrasos.
E quando falamos de facilitar, é estar atento à dinâmica financeira das famílias, oferecendo a praticidade de escolher se desejam pagar no PIX, cartão de crédito ou boleto.
Desse modo, você aumenta as chances de pagamento, minimizando atrasos por dificuldades ou limitações em um único método.
- Aplique incentivos de pagamentos para as famílias
Sim, opções flexíveis de pagamentos são um grande incentivo. No entanto, há outras estratégias que podem garantir dinheiro no seu caixa.
Outra forma de incentivo é o desconto por pontualidade, oferecendo vantagens mais tangíveis às famílias e beneficiando a escola, com um fluxo de caixa mais previsível e saudável.
Mas o importante aqui é encontrar um percentual que seja significativo o suficiente para motivar as famílias, mas que também não comprometa as finanças da escola.
Esse tipo de incentivo cria um senso de urgência positivo e promove uma relação de ganha-ganha. Já que as famílias desejam economizar no orçamento mensal, sendo uma grande motivação.
Quer saber como aplicar o desconto por pontualidade e mais sobre as suas vantagens? Temos aqui um artigo que vai te ajudar:
7 vantagens para oferecer desconto de pontualidade nas mensalidades escolares
- Estruture uma régua de cobrança
Às vezes, o motivo dos atrasos nos pagamentos é algo tão simples quanto o esquecimento. Em meio à correria do dia a dia, muitas famílias acabam perdendo prazos importantes, principalmente quando a escola não tem um meio ideal de envio das notificações.
Por isso, enviar lembretes automáticos é uma solução eficiente para prevenir esses contratempos e aumentar a taxa de pagamentos pontuais.
Adiantamos que para que essa estratégia seja mais eficaz é necessário ter uma boa comunicação e usar a tecnologia para automação, como o SuperApp Agenda Edu.
Após isso, você precisa estruturar uma boa régua de cobrança, que estimule os responsáveis a pagar com antecedência e garantir os incentivos expostos anteriormente.
Aqui vai uma dica para essa estrutura: configure lembretes com diferentes intervalos, como 7 dias antes do vencimento, 3 dias antes e no dia do vencimento. Mensagens como
“Lembrete importante: Sua mensalidade vence em breve. Garanta o pagamento até o dia 5 e evite atrasos!” são diretas e eficazes.
Para te ajudar nesses lembretes, disponibilizamos um material completo e gratuito, veja só:
No geral, ter uma boa comunicação com as famílias evita inúmeros problemas e estabelece uma relação mais próxima com a escola.
Ainda mais que situações financeiras delicadas podem gerar estresse para as famílias. Uma abordagem agressiva ou impessoal pode agravar o problema, enquanto uma postura compreensiva e aberta aumenta as chances de renegociação e quitação da dívida.
Então que tal adotar uma comunicação mais aberta e empática? Olha aqui duas dicas para te ajudar:
- Troque mensagens duras e formais por comunicações acolhedoras, como:
“Olá! Notamos que sua mensalidade está em aberto e gostaríamos de ajudar a resolver essa situação. Caso precise de mais informações ou de uma negociação, estamos à disposição!”
- Realize reuniões ou contatos personalizados, demonstrando cuidado e interesse genuíno na resolução do problema. Durante essas conversas, ouça as dificuldades da família e busque soluções viáveis, como parcelamentos ou prazos estendidos.
Vai negociar? Veja como aqui:
5 práticas eficazes para negociar mensalidades escolares em atraso
- Use a tecnologia a seu favor
No mundo dinâmico e cada vez mais digital em que vivemos, a tecnologia é uma aliada essencial para simplificar processos, otimizar a gestão financeira e reduzir a inadimplência nas escolas.
Ferramentas modernas permitem que gestores automatizem tarefas manuais, organizem os pagamentos e recebimentos e, ao mesmo tempo, fortaleçam a experiência das famílias com a instituição.
Sem o auxílio da tecnologia, esses processos podem consumir um tempo valioso da equipe e aumentar a chance de erros e conflitos.
Com a solução de Pagamentos, do SuperApp Agenda Edu, é possível automatizar cobranças, organizar dados e ter mais tranquilidade financeira na escola.
Garantir uma gestão financeira saudável é essencial para que sua escola inicie o ano com estabilidade e segurança.
A inadimplência, quando não tratada de forma estratégica, pode comprometer não apenas o equilíbrio financeiro da instituição, mas também o relacionamento com as famílias.
Felizmente, as seis estratégias que abordamos aqui são passos práticos e eficientes para prevenir atrasos e garantir pagamentos no prazo desde o início do ano letivo.
Pronto para começar? Avalie as estratégias apresentadas e implemente aquelas que fazem mais sentido para a realidade da sua escola.
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