Rotinas de um financeiro escolar: como estruturar?Leitura de 6 minutos
Por trás da sala de aula, há muitos envolvidos trabalhando para manter uma escola. E cabe ao setor financeiro escolar, desempenhar todas as atividades que se referem ao dinheiro da instituição.
Um setor com rotinas financeiras bem estruturadas e processos bem definidos contribuem para o crescimento da escola. Isso porque além de gerir e organizar o dinheiro, a área de finanças também guia os caminhos para que a escola atinja seus objetivos.
Aprenda neste artigo como estruturar a rotina do setor financeiro da sua escola da melhor forma.
Como organizar a rotina de um financeiro escolar?
Assim como em qualquer empresa, as rotinas financeiras de uma escola envolvem os profissionais do setor, as tarefas cotidianas, as ferramentas e tecnologias utilizadas. Esses componentes organizam os processos da escola para que ela possa se manter equilibrada e consiga alcançar os resultados esperados.
Escolas maiores costumam ter subdivisões com áreas mais específicas, como a tesouraria, por exemplo. Já as de menor porte possuem uma equipe reduzida e concentram todas as atividades em um único núcleo.
Basicamente, a rotina de um financeiro escolar é formada pelas seguintes atividades:
Planejamento
Muitas vezes, ter dinheiro em caixa não é sinônimo de saúde financeira. Diante disso, é necessário que a equipe financeira tenha um planejamento que permita ter a noção de quais gastos são mais e menos importantes para a instituição, além de perceber quais são seus pontos fortes.
A escola deve ter um planejamento financeiro que contenha a margem de lucro, de reinvestimento presente e futuro. E, sobretudo, que possua um plano de ação.
Acompanhamento de indicadores
Definir indicadores de desempenho também são fundamentais neste planejamento financeiro para que a escola monitore e revise os seus números, o orçamento, a meta, e as despesas.
Precificação
Definir o preço da mensalidade, assim como de outros serviços e produtos é um dos maiores desafios do setor financeiro da escola. Afinal, a escola depende desses recursos recebidos para cobrir os gastos, manter a instituição de pé e ainda ter lucro, certo?
Para chegar ao preço ideal é essencial encontrar um equilíbrio entre a necessidade de retorno financeiro e a efetividade dos serviços oferecidos. Por isso, é preciso considerar todos os custos da escola, padrões de mercado, margem de lucro desejada, percepção de valor das famílias e outros vários fatores.
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Controle de fluxo de caixa
O controle de fluxo de caixa nada mais é do que o acompanhamento da situação financeira da escola. Através de uma planilha ou sistema de gestão, o responsável por essa atividade deve registrar todas as movimentações da escola (gastos e recebimentos).
Mas não basta somente olhar para o saldo da escola. É preciso também, analisar como se comportam as transações financeiras da instituição, tanto as atuais quanto as futuras.
Gestão de risco
A gestão de risco de finanças é uma atividade essencial para qualquer empresa, e na escola não poderia ser diferente. O procedimento consiste em identificar, mapear e criar estratégias para atenuar os riscos financeiros que envolvem o funcionamento da escola.
Controle bancário
O controle bancário tem a finalidade de centralizar os saldos de diversas contas bancárias, e gerar informações sobre esses saldos bancários existentes (se são suficientes ou não para pagar os compromissos da escola).
Gestão de contas a pagar e a receber
Engana-se quem acredita que gestão de contas a pagar e a receber é somente registrar as movimentações bancárias. É importante que o responsável por essa atividade controle e busque maneiras para que a escola honre com os seus compromissos no prazo.
Dentre todo o processo de gerenciamento de contas é realizado as tarefas:
- Registro de movimentações financeiras
- Gerenciamento de cobranças e inadimplências da escola
- Planejamento do fluxo de caixa
- Pagamento de fornecedores, folha de pagamento e outras despesas da escola.
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Tesouraria
Em poucas palavras, pode-se dizer que a tesouraria de uma escola é a responsável por administrar o fluxo de caixa e cuidar dos pagamentos e recebimentos diariamente. O profissional encarregado dessa área deve estar alinhado com a gestão de contas a pagar e a receber e com a contabilidade.
Contabilidade
A contabilidade é uma atividade de extrema importância para a escola, já que tem a responsabilidade de entender sobre todos os impostos e maneiras de reduzir a carga tributária da escola. A área pode ser terceirizada, porém, nunca é dispensável.
O profissional encarregado deve compreender todos os impostos e o regime em que a escola se apresenta, e estar de olho na política e nas reformas econômicas nacionais.
Auditoria
No caso de uma instituição de ensino, a auditoria busca analisar as contas da escola, ou seja, revisar e avaliar o orçamento, controle de gastos e impostos para certificar que a escola trata suas contas corretamente.
Como facilitar a rotina do financeiro escolar?
Como se pode ver, definir bem os processos financeiros de uma escola é crucial para garantir visão macro das contas, fluxos e faturamento da escola. E uma excelente forma de potencializar os resultados e aumentar a produtividade da equipe é através da automação na gestão de cobranças da escola.
Envio de boletos, conferências de pagamentos, ligações. Dentre todas as atividades do setor financeiro escolar, os processos de cobrança são os que envolvem mais tarefas manuais e repetitivas.
Ao realizar automaticamente essas atividades mais mecânicas, uma ferramenta de gestão permite que o gestor financeiro foque o tempo nas demandas de estratégia e de planejamento. Por isso, o ideal é contar com um sistema de gestão financeira, como o EduPay, que automatiza todo os procedimentos da cobrança.
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