4 dicas de gestão financeira para pequenas escolas

Fazer uma boa gestão financeira é um desafio e tanto para uma escola pequena. São tantas tarefas e, ao mesmo tempo, poucos profissionais para dar conta. Mas como então organizar as finanças e ter um setor produtivo e preparado para o crescimento da escola mesmo com uma equipe pequena?

Confira neste artigo 5 dicas importantes que devem ser seguidas para que pequenas escolas tenham uma boa gestão financeira.

Qual a importância de organizar a gestão financeira de uma escola pequena?

No início das suas atividades, é natural que pequenas escolas ainda não tenham uma gestão financeira organizada e estruturada. Entretanto, à medida que a instituição começa a crescer, a sua gestão financeira pode exigir um cuidado ainda maior. 

De forma resumida, a gestão financeira é o conjunto tarefas administrativas, que consistem em planejar, controlar e analisar todas as movimentações financeiras da escola. Toda essa estrutura pode parecer só mais uma burocracia dentre tantas outras, mas fazer essa gestão financeira é essencial para o desenvolvimento da escola.

Passo a passo para organizar a gestão financeira de pequenas escolas

Separe o caixa da escola do caixa pessoal

Pode parecer óbvio, mas misturar as contas da pessoa física com as contas da pessoa jurídica ainda é um erro bastante comum entre as pequenas escolas. Ou seja: aquele dinheiro que era para ser utilizado na manutenção da instituição acaba indo para os gastos pessoais do mantenedor.

Sem as contas da pessoa física e jurídica bem separadas e organizadas, ocorre sérias consequências como:

• O Gestor fica sem saber se a sua escola realmente está tendo lucro ou prejuízo;
• A escola pode acabar ficando sem reserva financeira para usar como capital de giro ou investimento;
• A instituição pode ter graves problemas com a Receita Federal, levando o mantenedor a situação conhecida de “malha fina”.

Rotinas de um financeiro escolar: como estruturar?

2. Acompanhe o fluxo de caixa da escola

A primeira dica para alcançar uma boa gestão financeira é realizar o acompanhamento de tudo o que entra e sai de dinheiro na sua escola. Essa gestão do fluxo de caixa garante que a escola tenha em mãos informações valiosas para o planejamento e controle financeiro. 

O relatório permite que sua escola identifique o saldo atual disponível, o que facilita a programação de custos como folha de pagamento, pagamentos de fornecedores, impostos, etc. Além disso, a análise do fluxo de caixa, auxilia a tomar decisões antecipadas sobre a falta ou sobra de dinheiro na sua escola. 

Manter o fluxo de caixa atualizado permite que a gestão financeira da sua instituição funcione com uma maior segurança. É claro que com a rotina corrida da escola, pode ficar mais difícil a atualização diária do fluxo. Mas como nas instituições pequenas geralmente ocorrem poucas transações, é possível realizar o acompanhamento do fluxo de caixa semanal, quinzenal ou até mensal.

3. Não esqueça o planejamento financeiro

Esse talvez, é um dos erros mais graves das pequenas escolas. Isso porque, para muitas instituições de pequeno porte, fazer a gestão financeira pode ser considerado apenas se preocupar com as entradas e saídas de recursos, cobranças e pagamentos. 

A falta de planos e metas faz com que a escola não tenha uma definição do que pretende alcançar e perca o foco nas ações. Isso prejudica a organização da equipe e impede a criação de um plano de ação consistente para o crescimento da escola. 

Diante disso, é necessário que a instituição tenha um planejamento que permita ter a noção de quais gastos são mais e menos importantes para a escola, além de perceber quais são seus pontos fortes.

4. Automatize as cobranças para mais produtividade no setor

Ao contrário do que muitos pensam, a tecnologia não é só “coisa de escola grande”. A verdade é que esse tem sido um investimento que vem trazendo muito retorno para as escolas de pequeno porte. 

E no dia a dia de uma escola, uma das tarefas que mais são beneficiadas com o uso da tecnologia é a gestão de cobranças. Isso porque, o processo de cobranças quando feito de forma manual, costuma consumir bastante o tempo do setor e até dinheiro do setor.

Diante disso, a automação de cobranças possibilita que a escola diminua o tempo e esforço dos funcionários, melhorando o desempenho desse departamento. Assim, é possível eliminar erros nos procedimentos, o que melhora a eficiência das cobranças, diminui perdas e permite expandir o faturamento sem que seja necessário aumentar a equipe financeira na mesma proporção. 

O EduPay, é uma plataforma de gestão de cobranças, que permite que sua escola automatize planos de cobranças recorrentes e únicas, envie cobranças automáticas e lembretes para os responsáveis, aplique desconto por pontualidade, acompanhe relatórios claros sobre os pagamentos e muito mais!

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