18 práticas que aumentam a retenção de alunos na sua escolaLeitura de 15 minutos
A retenção de alunos é o principal indicador de desempenho da escola. A partir dela é possível entender diversos fatores que contribuem para a permanência ou evasão escolar.
Se a taxa de retenção da sua instituição está baixa, é possível que a gestão esteja olhando para alguns pontos e esquecendo de outros tão importantes quanto.
Mas não precisa se preocupar porque nós estamos aqui para ajudar você e a sua escola a identificarem fatores que fazem toda a diferença na renovação de matrícula e, claro, como trabalhar para melhorar cada um deles.
1 | A retenção de alunos começa na captação
Boa parte da retenção de alunos é feita durante todo o ano letivo.
Até porque não adianta o estudante e os responsáveis vivenciarem diversas experiências negativas ao longo do ano e a escola tentar retê-los com uma campanha de rematrícula incrível.
A renovação da matrícula está ligada ao alinhamento de valores, objetivos e metodologias sustentados pela instituição.
É a partir da compatibilidade entre família e escola que a relação ocorre de maneira espontânea, evitando, assim, desligamentos por falta de afinidade entre as partes.
A maioria das razões que garantem a retenção são construídas a partir do momento em que os responsáveis têm o primeiro contato com a escola e continua na rotina diária.
Essas experiências costumam definir se o aluno continuará na instituição ou não, salvo alguns motivos específicos, claro.
Por isso, o trabalho para retenção de alunos nunca termina e deve estar presente em todos os momentos.
2 | Conheça os estudantes
A boa relação com o aluno impacta direta e positivamente na retenção. E, como ele é um dos pilares da educação, é imprescindível conhecer, escutar e atender suas demandas, fazendo disso uma prioridade para a escola.
Indicadores como presença nas aulas, notas e participação nas atividades muitas vezes ignoram fatores psicoemocionais e já sabemos que isso têm total influência na aprendizagem.
Conhecer os estudantes e suas necessidades possibilita que a escola desenvolva ações para fortalecer suas habilidades e ajudar no que for preciso.
Disponibilizar canais de comunicação eficazes e incentivar um ambiente acolhedor são excelentes estratégias para promover as mudanças necessárias para a evolução do aluno.
Quanto maior a identificação do estudante com o ambiente escolar, mais ele poderá viver experiências positivas e enriquecedoras e o vínculo com a instituição será fortalecido.
É essa afinidade que pode garantir a solução de um problema antes que seja tarde demais e, assim, evitar impactos negativos na retenção de alunos.
3 | Fortaleça a relação família-escola
A relação família-escola é um dos pilares que sustentam a retenção de alunos.
Quando falamos de educação básica, além de garantir bom relacionamento com os estudantes, é necessário também atender as expectativas dos familiares, pois eles são os responsáveis por manter os alunos da sua instituição.
Promover uma boa comunicação entre família e escola é o primeiro passo para o sucesso dessa relação.
Permita que os responsáveis possam falar, propor e reclamar e não esqueça de dar ouvidos às suas demandas de forma verdadeira e viabilizar acordos que beneficiem ambas as partes.
Além disso, encoraje encontros presenciais, como festividades, reuniões e conversas de acompanhamento. Isso fará com que eles se sintam respeitados e ouvidos.
Manter uma proximidade com as famílias é essencial para que sua escola possa reter os alunos e prever decisões críticas que possam surgir.
4 | Escute seus colaboradores
Pode parecer que estamos nos repetindo aqui, mas não é à toa! É essencial conhecer as dores de cada pilar da escola e seus colaboradores são parte indispensável nessa tarefa.
Quando os funcionários se sentem mal, limitados, desmotivados e desrespeitados no ambiente de trabalho, suas atividades não rendem como deveriam. Dessa forma, é importante ouvi-los e procurar manter uma boa relação com todos.
Dessa maneira, o trabalho pode ser feito da melhor forma, contribuindo diretamente em como os estudantes e seus responsáveis irão se sentir com a sua escola, gerando impacto positivo na retenção de alunos.
5 | Invista em infraestrutura de qualidade
Como dissemos no primeiro ponto dessa lista, a retenção começa na captação. Por esse motivo, não basta a escola ser atrativa na captação e depois que os alunos já estiverem matriculados não oferecer benefícios que possam mantê-lo ali.
Investir em infraestrutura de qualidade é um dos pontos principais para a retenção de alunos. Isso inclui diversos aspectos, como:
• Corpo docente qualificado;
• Ambiente físico confortável, seguro e acessível;
• Metodologias modernas e eficientes;
• Gestão comprometida com o sucesso da jornada educacional;
• Ambiente acolhedor e preocupado com a saúde mental;
• Comunicação clara e simplificada com os familiares;
• E muito mais.
6 | Analise motivos que causam a evasão escolar
Muitos motivos podem levar um responsável a transferir o aluno da sua escola, por exemplo: dificuldades financeiras, insatisfação com as metodologias de ensino, inadaptabilidade do estudante ao ambiente, entre muitos outros.
Como são muitas as razões que podem ocasionar a transferência, é importante saber quais são de responsabilidade da escola e quais estão fora do controle da sua gestão.
Algumas causas são previsíveis, como transferência de alunos do 5.º ou 9.º ano, por exemplo. Pode-se observar também se há maior evasão em determinado turno. O objetivo é investigar atentamente para compreender os motivos.
Entender as motivações associadas diretamente à sua organização permite que a gestão possa conhecer e trabalhar seus pontos de melhoria implementando ações com foco nesses problemas.
Com isso, sua escola pode direcionar esforços para onde realmente é necessário e ter muito mais sucesso na retenção de alunos.
7 | Trabalhe com dados
Guiar as decisões por dados e não por “achismo” torna qualquer estratégia muito mais eficiente.
Os dados são fontes de informações preciosas sobre seus clientes. E, por mais que a relação com as famílias seja diferenciada, ainda se trata de um relacionamento entre empresa e consumidor.
O conhecimento que uma boa base de dados proporciona é capaz de direcionar as decisões tomadas pela instituição e potencializar os resultados obtidos.
Conhecer qual a ferramenta de comunicação mais utilizada com as famílias, quais as causas de descontentamento, quem são seus clientes e o que eles procuram em uma escola são apenas uma amostra das informações que podem ser coletadas.
Esses dados vão mostrar quais ações a gestão pode implementar e para onde direcionar esforços, evitando perder tempo com coisas desnecessárias e focando em pontos importantes para a retenção de alunos.
8 | Faça pesquisas de opinião
Uma forma eficaz de saber como está sua relação é perguntando. Portanto, faça pesquisas de opinião com familiares, estudantes e funcionários.
Já explicamos a importância de conhecer melhor e atender as necessidades de cada uma dessas partes para aumentar a retenção de alunos.
Por isso, nada de fazer suposições do que a gestão acha que seria melhor, a tomada de decisões deve ser guiada por dados concretos.
A escola pode realizar essas pesquisas periodicamente, abranger o máximo de questões possíveis e se mostrar aberta para conversas, acordos e melhorias.
9 | Invista em marketing educacional
O marketing boca a boca é poderoso, já sabemos, mas que tal profissionalizar sua divulgação e garantir a retenção de alunos de maneira eficaz?
Para manter os alunos na sua instituição, e também conquistar novos, é preciso que haja identificação tanto dos estudantes quanto dos responsáveis com as suas propostas.
É nisso que o marketing educacional deve focar!
Além de oferecer diversos benefícios, sua escola deve divulgá-los, mostrar o que faz pelo aluno e sua família, demonstrar que se importa em promover a melhor educação.
Trabalhe a imagem da sua instituição com conteúdos que informam, engajam e deixem todos cientes do que sua organização proporciona, seus valores e posicionamentos.
Lembrando que o marketing acende o interesse pela sua instituição, mas a retenção de alunos, como já falamos antes, deve estar presente em todos os momentos e ser uma prioridade.
5 dicas essenciais de marketing para melhorar sua campanha de rematrícula
10 | Busque um diferencial
Todos querem estudar ou ter seus filhos em uma escola bem conceituada. Por esse motivo, procure destacar e promover os pontos fortes da sua instituição.
Taxa de aprovação em processos seletivos bastante disputados é um ponto muito utilizado por diversas instituições. Outras características são o investimento em infraestrutura, a educação bilíngue e a valorização da tecnologia.
Olhe para dentro da sua escola, pense o que foi feito nos últimos anos, pesquise com colaboradores, estudantes e responsáveis o que eles mais valorizam na sua instituição.
Assim você saberá qual o diferencial da sua escola e poderá utilizá-lo na campanha de retenção de alunos.
11 | Promova uma comunicação eficiente
São diversos os problemas de comunicação que ocorrem entre responsáveis e escola: falta de resposta, informalidade, desorganização, falta de segurança, baixo engajamento e muitos outros.
Manter um diálogo eficiente entre família e escola durante todo o ano letivo é um dos principais pontos para aumentar a retenção de alunos. Afinal, as duas partes estão trabalhando para garantir a melhor educação para o estudante.
Quando a conversa não ocorre de maneira eficaz, os problemas só crescem, causando descontentamento nos responsáveis e, consequentemente, a transferência desse aluno.
A Agenda Edu é líder em comunicação escolar no país e promove uma melhor relação com as famílias ao centralizar todas as informações de forma rápida, prática e segura, tudo pela plataforma.
De fotos da rotina do estudante a comunicados oficiais, arquivos, financeiro e muito mais, a solução permite realizar todo tipo de comunicação e aumentar o engajamento com estudantes e responsáveis.
Disponibilizar na escola uma ferramenta que contribua efetivamente para uma boa comunicação com certeza irá ajudar a aumentar a taxa de retenção de alunos.
12 | Facilite a rematrícula
Para uma retenção de alunos eficiente, além dos benefícios financeiros, é preciso facilitar a renovação da matrícula, processo esse que pode ser bastante burocrático.
Focando em praticidade e segurança, claro, sua escola pode investir em soluções que agilizem o processo de rematrícula:
– Campanhas online
– Automação de processos
– Pagamentos facilitados
– Assinatura de contrato digital
– Sistema de comunicação e gestão financeira
Que tal otimizar a rematrícula da sua escola com o EduPay?
Com essa solução, você tem total controle de todo o processo de rematrícula e também de novas matrículas, do contrato ao pagamento.
O EduPay permite que sua escola realize a renovação das matrículas de forma online e segura, com assinatura digital do contrato, diretamente do aplicativo do responsável, com diversos meios e condições de pagamento.
Confira tudo o que o EduPay pode fazer para otimizar matrículas e rematrículas da sua escola aqui: Gestão completa do EduPay para rematrículas escolares
13 | Ofereça benefícios para renovação de matrícula
Benefícios financeiros no momento de renovação da matrícula são super eficientes para fazer os responsáveis renovarem o vínculo com a escola.
Mas não esqueça de planejar bem o quanto a instituição pode oferecer de descontos sem prejudicar sua saúde financeira.
Sabendo o quanto pode ofertar, é hora de promover as ofertas e nós trouxemos algumas opções populares que sua escola pode usar:
✔ Descontos progressivos para quem pagar a matrícula adiantada;
✔ Desconto para alunos da mesma família;
✔ Desconto para alunos com bom desempenho;
✔ Desconto para alunos com necessidade financeiras;
✔ Desconto para quem indicar a instituição.
Além dos famosos descontos, sua escola pode trabalhar a retenção de alunos pondo em prática outras atividades que estimulem a rematrícula antecipada:
✔ Premiações para alunos exemplares e familiares;
✔ Comunicar as inovações que serão postas em prática no ano seguinte;
✔ Ganhar livro didático do ano seguinte.
Você também pode fazer pesquisas com estudantes e responsáveis para entender quais tipos de benefícios eles gostariam de ter na rematrícula e avaliar o que pode ser colocado em prática.
14 | Ofereça soluções para inadimplência
Como já vimos, problemas financeiros estão entre os motivos que causam a transferência de estudantes.
É importante lembrar que, por lei, a escola não pode cancelar a matrícula do aluno inadimplente nem penalizá-lo por isso, porém fica a seu critério renovar o vínculo.
Para evitar problemas com a lei e desgaste no relacionamento com as famílias, você pode conferir nossas dicas sobre como cobrar mensalidade escolar atrasada e evitar inadimplências.
Ao entender os motivos que levaram os responsáveis a não realizarem os pagamentos no prazo estipulado, a gestão pode elaborar planos de ação para resolver o problema.
Aumentar o prazo para pagamento, ofertar outros meios de pagar, promover descontos e parcelamentos são algumas opções do que pode ser feito para o responsável quitar a dívida e ainda melhorar a retenção de alunos.
Isso, claro, depois de a escola analisar o histórico daquele estudante e decidir que deseja mantê-lo, pois, como lembramos acima, a instituição não é obrigada por lei a aceitar a rematrícula em caso de inadimplência.
15 | Automatize processos
A tecnologia pode ajudar a sua escola de várias formas, principalmente na retenção de alunos. A palavra de ordem é praticidade e automatizar processos é um grande aliado nessa tarefa.
Soluções de comunicação, gestão e financeiro permitem que sua instituição automatize e gerencie por completo tarefas de forma segura, rápida e responsável.
16 | Invista nas relações e fortaleça vínculos
Para trilhar uma jornada educacional de sucesso, é preciso fortalecer as relações entre todos os pilares que sustentam a educação: família, escola e estudantes.
Por se tratar de um investimento considerável e com altas expectativas, cuidar desse relacionamento deve ser uma das prioridades na estratégia de retenção de alunos.
Um vínculo saudável é fundamental em qualquer empresa, tanto com clientes quanto entre colaboradores. Comunicação, transparência e acolhimento são regras para conquistar esse status.
Até aqui já apresentamos diversos fatores que influenciam diretamente no bem estar dessas relações.
Mas escolhemos destacar mais uma vez a importância da humanização nesse vínculo. Afinal, todas as partes envolvidas são formadas por pessoas e não podemos esquecer disso.
A saúde desses relacionamentos impacta fortemente na fidelização. Por isso, a escola deve incentivar momentos que fortaleçam vínculos. Confira algumas dicas de como fazer isso:
- Alunos: estimule interações saudáveis fora da sala de aula com estudantes de turmas diferentes e desenvolva projetos extracurriculares que engajem a todos.
- Famílias: proporcione canais acessíveis de comunicação; seja transparente sobre a situação do estudante; mostre interesse em garantir a melhor educação.
- Colaboradores: promova atividades que favoreçam convívio e acolhimento; escute e procure agir nos pontos de melhorias sugeridos por eles.
- Todos: eventos, feiras e apresentações são excelentes ocasiões para reunir diferentes núcleos e trabalhar as relações de maneira mais leve.
17 | Priorize os pontos mais sensíveis
Ao identificar os principais problemas que afetam a retenção de alunos, é o momento de classificá-los de acordo com a urgência e trabalho necessário para resolvê-los.
Uma boa gestão é capaz de organizar e priorizar as ações que serão tomadas com calma e estratégia levando em consideração que implementar todas as soluções simultaneamente pode prejudicar ao invés de ajudar.
É preciso unir esforços e focar em cada problema por vez para não criar novos por falta de organização e gerenciamento de crises.
18 | Engaje toda a equipe escolar na retenção de alunos
A retenção de alunos é uma tarefa que exige trabalho em equipe e alinhamento constante, por isso, essa talvez seja a prática mais importante.
A responsabilidade pelo encantamento de estudantes e famílias é de toda a equipe escolar, em todos os níveis, seja em maior ou menor proximidade, por conta disso o engajamento do time é tão importante.
Desse modo, a gestão precisa ser transparente com os colaboradores a respeito dos pontos de melhoria da instituição e todas as ações que serão tomadas para reverter a situação.
Esse conteúdo te ajudou? Esperamos que sim! Se quiser entender mais sobre como nossas soluções podem ajudar a sua escola a aumentar a retenção de alunos, basta entrar em contato.
