5 dicas para melhorar a gestão de tempo na sua escolaLeitura de 9 minutos
Deborah Paixão
Comercial da Agenda Edu
Muitos diretores de todo o Brasil compartilham o mesmo desafio: como dar conta de tudo que acontece na rotina escolar em um único dia? Afinal, nas escolas é preciso cumprir prazos previstos e para isso, é necessário que o gestor e sua equipe faça uso de uma boa gestão de tempo para conseguir administrar todas as demandas escolares de forma eficiente.
Por isso, trouxemos cinco dicas infalíveis para melhorar a gestão do tempo na sua escola. Continue a leitura para conferir!
Mas afinal, o que é gestão de tempo?
A gestão de tempo é a organização e o planejamento do tempo entre atividades distintas que são executadas durante um período. Usar essa estratégia permite a priorização e a administração de diversas atividades do cotidiano, sendo executadas de forma eficiente e otimizada.
Essa definição é bem simples e pode até parecer boba, mas, na prática, sabemos que gerenciar o tempo é um grande desafio. A palavra-chave para garantir uma gestão de tempo de sucesso é prioridade.
O dinamismo da rotina escolar permite o surgimento de situações inesperadas e urgentes que acabam demandando uma atenção maior dos colaboradores e que precisam ser resolvidas com rapidez e agilidade. Entretanto, a rotina também é cheia de planos, prazos, análise de indicadores e reuniões que precisam ser muito bem planejadas para garantir o sucesso da escola.
Muitas vezes, os colaboradores se perdem em suas próprias obrigações, sempre atarefados demais com imprevistos e as tarefas mais importantes são negligenciadas pela falta de tempo. É muita coisa para poucas horas, a gente sabe disso. Por isso, separamos algumas dicas para que esses desafios sejam vencidos e que o tempo não seja um inimigo da sua escola.
Como fazer uma boa gestão de tempo na sua escola?
Adotar técnicas para conseguir ter uma melhor gestão escolar pode fazer toda a diferença. Gestão de tempo não significa que é preciso realizar todas as suas atividades em um único dia. Na verdade, é sobre compreender quais são suas tarefas e realizá-las de modo otimizado, de forma mais simples e rápida, dando um maior foco para as demandas mais complexas.
Continue a leitura para descobrir como implementar essas dicas hoje e melhorar a gestão do tempo na sua escola:
Faça um bom planejamento
No livro clássico Alice no País das Maravilhas, Lewis Carrol escreveu: “se você não sabe para onde vai, qualquer caminho serve”.
Sem um planejamento, uma escola não consegue funcionar de forma eficiente; sem objetivos, não existe educação.
A gestão de tempo é estruturada no planejamento. Um planejamento escolar de sucesso é aquele que é colocado em prática e que foi elaborado com toda a equipe, focado nos objetivos da escola em busca de resultados excelentes.
Com um bom planejamento, é possível criar planos e metas diárias, semanais e mensais para facilitar o acompanhamento e a análise de indicadores da escola. Afinal, acompanhar se cada um dos envolvidos no processo está realizando suas tarefas da melhor forma é a garantia que o planejamento está dando certo.
Além disso, todo bom planejamento precisa ser acompanhado e revisado. Ao longo do caminho, é preciso entender quais metas são alcançáveis e o que precisa ser adaptado. Sempre priorize a realidade da sua escola.
Otimize as reuniões
Com a pandemia da Covid-19, as reuniões precisaram mudar para o formato remoto. Com essa nova forma de se comunicar, muitos colaboradores ainda têm encontrado dificuldades em realizar reuniões com qualidade.
Alguns cuidados são necessários para garantir que os encontros online tenham sucesso. O primeiro passo é determinar uma plataforma para que elas ocorram, a equipe escolar deve procurar aquelas mais fáceis de utilizar e que atendem melhor às suas necessidades.
Além disso, planejar as reuniões é fundamental para manter o foco no momento, evitando distrações. Todos os colaboradores devem compreender qual é o objetivo daquela reunião, o horário de iniciar e o de finalizar, quais pautas serão discutidas e quem ficará responsável para tomar a frente do encontro.
Dessa forma, a reunião consegue ser otimizada, sem precisar exceder o tempo esperando alguém entrar ou tentando entender qual é o verdadeiro objetivo.
Diminua a burocracia
Aumentar a produtividade nas escolas está diretamente ligada à diminuição da burocracia e simplificação dos processos escolares. Quanto mais longos os processos, menos ágeis eles se tornam e isso dificulta muito a rotina escolar.
O treinamento de colaboradores da escola é essencial para garantir que os procedimentos padrões não se tornem engessados ou que somente alguns funcionários detenham o conhecimento.
Também é possível rever os processos e fazer melhorias junto com o time. Por exemplo, adquirir um sistema para diminuir a quantidade de papel e tabelas, possibilitando a otimização do processo de matrícula.
Afinal, qual foi a última vez em que a equipe da secretaria escolar teve um treinamento sobre organização e digitalização de documentos?
Otimize processos pedagógicos
Equipes pedagógicas perdem cerca de 16 horas semanais com atividades que não são pedagógicas. Por isso, é essencial oferecer ferramentas que possam otimizar o tempo de professores e coordenadores para que possam priorizar suas atividades e uma das principais aliadas nesse momento é a agenda digital.
Com uma agenda escolar digital, além de gerenciar o tempo, é possível garantir um maior engajamento dos responsáveis na rotina da escola. Toda a comunicação entre escola e família conseguem ser centralizada e registrada em um único local.
Não é preciso mais perder tempo escrevendo dezenas de diários escolares, revisar agendas de papel, bilhetes ou até mesmo dar conta de responder vários grupos no WhatsApp mandando mensagens sem parar.
Com a Agenda Edu, as escolas conseguem enviar atividades, eventos com lembretes automáticos, comunicados, criar canais de mensagem personalizados, escrever o diário escolar, criar murais de foto e até mesmo fazer transmissões ao vivo e cobranças digitais.
Isso permite que a equipe tenha clareza de todas as informações fundamentais, simplificando a rotina escolar com uma comunicação eficaz e otimizando o trabalho dos colaboradores.
Simplifique o pagamento da mensalidade escolar
Uma das maiores dificuldades das escolas é a inadimplência e ela permite que a equipe financeira perca horas do seu dia lembrando os responsáveis sobre o pagamento de mensalidades, enviando boletos, cobrando os inadimplentes e fazendo uma checagem manual de quem realizou ou não o pagamento.
Garantir a saúde financeira da escola e controlar o gerenciamento de pagamentos de mensalidade é fundamental para que o gestor escolar consiga administrar os recursos financeiros da escola.
É possível facilitar o processo de pagamento para os responsáveis utilizando um sistema completo, simples e muito prático.
Com o EduPay, a escola consegue administrar todo o processo de cobrança que é realizado dentro do próprio aplicativo. Agora, também existe a opção de recorrência no cartão de crédito, na qual a escola programa as mensalidades de todo o ano para serem debitadas automaticamente no cartão do responsável todo mês, descomplicando a cobrança e pagamentos como mensalidades e contraturnos.
Além disso, a escola não precisa mais se preocupar em cobrar os responsáveis ou esperar as cobranças serem emitidas e pagas pelas famílias. Com o EduPay, tudo é rápido, otimizado e eficiente. Lembretes automáticos são emitidos para as famílias e a escola ainda consegue acompanhar quem visualizou as notificações, quem pagou e quem não pagou.
E agora que você conferiu o que é gestão de tempo e viu as nossas 5 dicas para aplicar na sua escola, você já pode compartilhar este artigo com toda sua equipe e começar agora mesmo a otimizar toda a sua rotina escolar.
