Confira 10 dicas que vão facilitar a sua gestão financeira educacionalLeitura de 8 minutos
Aqui na Agenda Edu sempre damos uma atenção especial para a gestão financeira escolar. Nós entendemos que o funcionamento de uma escola está diretamente relacionada com a organização dos seus custos e despesas, e você provavelmente sabe disso também.
A questão é que na correria do dia a dia escolar a gestão sempre passa por altos e baixos. E ao mesmo tempo, é a constância que faz toda a diferença.
O assunto do texto de hoje é esse: como manter a constância na gestão financeira escolar? E para ajudar, quem assina esse conteúdo é o nosso parceiro iScholar, a plataforma de gestão educacional que organiza não só suas finanças, mas todos os seus setores.
Preparamos juntos essa lista com os 10 assuntos mais comentados em todos os nossos textos sobre a gestão financeira educacional. Eles estão em formato de pílulas, mas todos acompanham links para você se aprofundar mais no assunto.
Vamos saber mais?
🎯5 ferramentas úteis para gerenciar e organizar as finanças da escola
Tenha um plano para inadimplentes
A inadimplência escolar é uma realidade. Qualquer negócio sempre terá problemas com pessoas deixando de pagar suas mensalidades.
O que você precisa é de um plano contundente para não deixar que a inadimplência se desenvolva a ponto de você acabar tendo grandes prejuízos.
Você precisa ter um controle de quantas pessoas estão inadimplentes e fácil acesso para consultar os dados a qualquer momento pela coordenação e direção da escola.
Além disso, você também precisa saber qual é a sua taxa de inadimplência. O processo é simples: divida o valor que você recebeu em mensalidades no mês pelo valor de inadimplência e multiplique por 100 para ter o percentual.
Qualquer coisa acima de 5% é preocupante. Mas como reaver esses valores?
Tenha uma régua de cobrança
Várias dessas dicas vão ser relacionadas com a inadimplência escolar porque esse é um assunto muito importante. E só tem um jeito de ficar por cima dela: cobrando.
E essas cobranças podem e devem ser feitas de forma estruturada. Você precisa separar seus inadimplentes por períodos e criar modelos e estruturas para acionar as pessoas devedoras.
Um ótimo texto do nosso parceiro iScholar vai te ajudar bastante nisso. Ele já entrega modelos prontos para cobranças em diversas situações:
👉 Cobrança de mensalidade escolar: 5 dicas + modelos prontos
Tenha um plano de emergência para inadimplência extrema
Não tem como você saber se terá situações de inadimplências no futuro. Mas, se ao fazer uma planilha de inadimplentes, você perceber que sua taxa está muito elevada, vai ser necessário tomar ações imediatas.
Sem isso você acaba se perdendo em um mar de cobranças que nunca chegam. O trabalho é um pouco complicado, mas no link abaixo você acompanha as principais ações para lidar com inadimplência avançada:
👉 Controle de inadimplência escolar em estado avançado: como resolver?
Saiba como e quando aumentar as mensalidades
💡 PIX, cartão ou boleto: qual o melhor para pagar mensalidade escolar
Tomar a decisão de aumentar o valor das suas mensalidades nunca é fácil. Você precisa saber o quanto aumentar, quando aumentar e qual será a reação dos seus alunos e dos responsáveis.
O melhor momento para aumentar a mensalidade é na época de renovação de matrículas. Por conta dos reajustes dos preços anualmente, é natural e esperado que o preço da sua mensalidade também suba.
Existem outros casos onde pode ser necessário subir os preços, e algumas considerações que você precisa ter para dar tudo certo. No link abaixo você lê um texto voltado inteiramente para isso:
👉 9 dicas para aumentar a mensalidade escolar
Acompanhe a taxa de evasão escolar
Entre os principais KPIs da gestão escolar, muita gente enxerga a evasão escolar como uma não relacionada com o financeiro. Mas esse é um erro clássico.
A evasão escolar é um KPI tanto pedagógico quanto administrativo e financeiro. É importante que você o acompanhe porque os impactos de alunos saindo da escola vêm direto no seu faturamento mensal.
A taxa de evasão escolar tem um cálculo similar ao da taxa de inadimplência. Analisando um período, você precisa dividir o número de alunos que estão saindo pelo número de alunos ingressantes, e depois multiplicar por 100 para ter a porcentagem.
Como exemplo, vamos pensar em uma escola que perdeu 15 alunos veteranos e ganhou 200 novos alunos no período analisado:
TE = (Alunos perdidos / Alunos matriculados) x 100
TE = (15 / 200) x 100 TE = 0,075 X 100
TE = (15 / 200) x 100 TE = 0,075 X 100 TE = 7,5%
Você vai querer manter sua taxa de evasão a mais baixa que você conseguir. Veja como no link abaixo:
👉 5 causas da evasão escolar e como combatê-las
Acompanhe seu custo por aquisição de clientes
🚀 4 dicas de gestão financeira para pequenas escolas
O CAC é uma das principais métricas que você precisa acompanhar para ter uma boa gestão financeira escolar.
Ele é um KPI de inteligência comercial relacionado a quanto você gasta para captar um novo aluno. Todos os seus investimentos em marketing digital e offline, todos os seus gastos com infraestrutura, processo seletivo etc.
Esse é um indicador importante porque se você estiver gastando muito para captar alunos, seu processo pode acabar te causando um prejuízo desnecessário, e vai demorar mais tempo até que as mensalidades dos alunos paguem o valor para captá-los.
Veja mais dicas sobre captação de alunos no link abaixo:
👉 Como aumentar a captação de alunos gastando menos
Faça sempre o cálculo do LTV dos seus alunos
O LTV é um KPI que indica o valor total médio dos seus contratos e dos seus alunos.
Entendê-lo é bem simples. Pense em um aluno individual: quando ele faz sua matrícula, ele está fechando com a sua escola por um ano, certo?
Então, seu LTV é o valor total de todas as suas mensalidades. O KPI geral é calculado fazendo uma média simples: some todos os valores do seu contrato e divida pela quantidade de alunos matriculados — esse é o seu LTV médio.
Entender o LTV é interessante para conhecer o valor de várias turmas diferentes. Por exemplo: qual é o LTV do ensino médio? E qual é o LTV do ensino noturno?
Com essas informações, você consegue tomar decisões chave. Talvez alguma turma precisa ser fechada para o próximo ano ou está precisando de mais investimentos.
🔎 Leia também: 9 KPIs para escolas particulares com base no business intelligence
Acompanhe o patrimônio escolar de perto
Esse é um ponto que muitas escolas ignoram mas que tem um impacto bem grande nas suas finanças.
Toda escola, especialmente as particulares, têm algum tipo de equipamento mais caro e difícil de ser substituído. E esses equipamentos precisam ser acompanhados de perto.
A gestão do patrimônio escolar impede que você tenha prejuízos demais com coisas fáceis de resolver. E nem estou falando só de roubos ou furtos, mas principalmente de falta de organização e má gestão desses equipamentos.
Temos um texto bastante interessante sobre isso no link abaixo. Acompanhe:
👉 Gestão do patrimônio escolar: guia completo
Mantenha os fornecedores listados e as notas organizadas
A gestão financeira da escola é um trabalho principalmente de organização. Você precisa saber onde as informações estão por todo o tempo, e novas informações que surgem precisam ser categorizadas.
Gestão financeira é isso: organizar e subdividir para conquistar
Um grande exemplo disso são os fornecedores. Ter tudo listado, com nome fantasia, Razão Social, CNPJ, telefone, endereço e dados bancários facilita a vida de quem está conferindo as notas na hora da entrega dos produtos.
Veja um bom exemplo para ilustrar: a cantina da sua escola. Você precisa comprar 20 pacotes de arroz para o mês, e faz o pedido em uma distribuidora. Veja alguns pontos onde a gestão de fornecedores te ajuda:
Onde comprar? – Com tudo organizado e listado, você sabe o histórico de compras da escola, e nem precisa pesquisar nem comprar no escuro;
A nota está correta? – Na hora do recebimento, se você já tem as informações da empresa, é mais fácil conferir se todas as informações da nota fiscal estão corretas, evitando fraudes;
Precisa devolver? – Com tudo listado, você sabe o telefone e o endereço da empresa sem precisar ficar procurando demais;
E pra comprar de novo? – É só repetir o processo.
Acompanhe as novas tecnologias financeiras
A tecnologia é sua amiga na gestão financeira escolar. Ela é fundamental para você conseguir um bom trabalho e organizar a sua vida sem sobressaltos.
Por isso, para fechar o tópico, preciso recomendar um ERP Escolar. Esse tipo de sistema organiza todos os seus recursos sem perder de vista as particularidades que uma escola tem.
O sistema iScholar trabalha em diversas frentes. Pedagogia, Secretaria, Coordenação, Financeiro, Business Intelligence: tudo o que você precisa para a escola funcionar ele tem.
