Realizar cobranças é uma tarefa desafiadora independentemente do setor. Mas quando se trata de cobrar mensalidade escolar atrasada, esse trabalho torna-se ainda mais delicado.
A inadimplência dificulta a organização financeira da escola, o que impacta diretamente na compra de materiais, melhorias na infraestrutura, pagamento dos profissionais, entre outras coisas.
Dessa forma, em casos mais sérios, uma escola com muitos estudantes inadimplentes acaba perdendo na qualidade de ensino e todos saem prejudicados.
Por isso, é preciso pôr em prática estratégias que evitem a temida mensalidade em atraso, pois é o pagamento dela que garante o bom funcionamento da instituição de ensino.
Mas essa não é uma tarefa fácil, pois uma cobrança mal feita pode afastar o aluno, além de afetar negativamente a imagem da instituição.
Para evitar casos mais graves, a escola precisa ter uma boa gestão financeira para realizar as cobranças de maneira efetiva, sem atrapalhar o relacionamento com as famílias ou infringir a legislação.
E é sobre isso que vamos conversar hoje!
Nesse artigo você encontrará respostas para: motivos que fazem os responsáveis atrasarem a mensalidade; o que diz a lei sobre a cobrança de mensalidade atrasada; como cobrar e dicas para evitar atrasos. Continue lendo!
A mensalidade escolar em atraso é uma realidade para a maioria das escolas, isso não há como negar.
Mas não podemos reduzir todos os atrasos como sendo apenas falta de responsabilidade, afinal a rotina e a realidade de cada família é diferente.
Além disso, entender o que causa o atraso no pagamento é indispensável para saber como agir para evitá-lo ou resolvê-lo.
Então vamos lembrar alguns motivos que levam à mensalidade escolar atrasada:
• Esquecimento: com a rotina corrida e a falta de lembretes, é bem comum que os responsáveis simplesmente esqueçam de pagar a mensalidade;
• Imprevistos: a gente sabe que ninguém está livre de imprevistos e quando ele vem é preciso ter jogo de cintura para atender a todas as demandas;
• Crise financeira: algo que não está sob nosso controle, mas é uma realidade que pode trazer muitos prejuízos, principalmente para a educação;
• Incompatibilidade com as datas de pagamento: muitos responsáveis recebem seus salários em datas incompatíveis com os vencimentos aplicados pela escola;
• Falta de responsabilidade: apesar de raro, existem sim situações em que o responsável pagador é imprudente financeiramente ou com a educação do estudante.
Como já dissemos, realizar a cobrança da mensalidade escolar atrasada é uma tarefa desafiadora e delicada. Por esse motivo é importante que a escola esteja pautada na legislação para evitar maiores problemas.
Abaixo reunimos algumas condutas que a escola pode (ou não) tomar quando há casos de mensalidade atrasada. Confira:
A Lei nº 9.870 “dispõe sobre o valor total das anuidades escolares e dá outras providências”.
Segundo o parágrafo 1º do artigo 6 desta lei, “o desligamento do aluno por inadimplência somente poderá ocorrer ao final do ano letivo”.
Isso quer dizer que a escola não pode cancelar a matrícula do aluno por motivo de inadimplência e ele tem o direito de terminar o ano letivo mesmo que não pague as mensalidades.
A mesma lei assegura que o estudante com mensalidade escolar atrasada não deve ser prejudicado durante todo o ano letivo.
Por esse motivo, a escola está proibida de suspender provas, aplicar penalidades pedagógicas ou reter documentos escolares.
Ou seja, caso os responsáveis pelo estudante solicitem documentos para transferi-lo para outra instituição, a escola deve entregá-los mesmo que as mensalidades estejam atrasadas.
As cobranças de mensalidade devem ser feitas seguindo as normas do Código de Defesa do Consumidor.
Por isso, conforme está disponível no artigo 42, “Na cobrança de débitos, o consumidor inadimplente não será exposto a ridículo, nem será submetido a qualquer tipo de constrangimento ou ameaça.”.
A escola, portanto, deve evitar constrangimentos tanto para os responsáveis quanto para os alunos no momento da cobrança.
Isso significa não cobrar publicamente e não ameaçar, dizendo que o aluno será prejudicado por conta da mensalidade escolar atrasada.
A legislação impede a escola de cancelar a matrícula do aluno inadimplente durante o período letivo, porém não impossibilita que se recuse a aceitar a rematrícula. Confira o que diz o artigo 5 da Lei nº 9.870:
“Os alunos já matriculados, salvo quando inadimplentes, terão direito à renovação das matrículas, observado o calendário escolar da instituição, o regimento da escola ou cláusula contratual.”
Ou seja, a escola tem o direito de se negar a aceitar para um novo ano letivo o estudante com mensalidades atrasadas.
Se a mensalidade escolar atrasada já foi cobrada amigavelmente e mesmo assim as negociações não foram suficientes, a escola pode entrar com uma cobrança judicial após 90 dias da falta de pagamento.
Lembrando que essa ação precisa estar pautada no Código de Defesa do Consumidor para evitar maiores problemas.
Nós também sugerimos que essa ação seja realizada somente em último caso para evitar transtornos para ambas as partes.
Conheça as melhores práticas para cobrar a mensalidade escolar
Já sabendo o que a legislação permite ou não e os possíveis motivos para inadimplência, vamos agora para as dicas de como cobrar a mensalidade escolar atrasada de maneira efetiva para obter melhores resultados.
Não constranger publicamente o responsável pagador, aluno ou qualquer outro membro ligado ao estudante é a principal regra na hora da cobrança.
Muitas vezes não sabemos o motivo que levou à falta de pagamento, por isso é importante humanizar a abordagem, entender as razões e procurar formas de negociar sempre que possível.
A cobrança pode e deve ser feita, mas sempre de maneira respeitosa, particular e discreta. Somente em último caso procure resolver na justiça. Assim, o relacionamento saudável entre escola e família poderá ser mantido.
Um recurso eficiente na negociação de mensalidade escolar em atraso é diluir a dívida em cobranças de mensalidades futuras.
Com essa resolução, a escola consegue receber o valor referente ao débito e a família conquista mais tranquilidade para pagar.
O esquecimento é um motivo bastante comum entre os causadores da mensalidade escolar atrasada. Afinal, a rotina dos responsáveis costuma ser bastante corrida.
Os famosos boletos de mensalidade podem ser esquecidos facilmente se não tiverem uma cobrança recorrente ou automatizada.
Por isso, nossa dica é focar em lembretes. Eles podem ser por meio de ligação, e-mail, WhatsApp, sms, ou outra forma que seja efetiva tanto para a escola quanto para o responsável financeiro.
Nosso Ebook Script de Cobrança para escolas pode ajudar nessa tarefa.
Além disso, para garantir uma maior eficiência na cobrança, é importante trabalhar esses lembretes em diferentes momentos, com comunicações adequadas a cada situação.
Abaixo listamos períodos diferentes e o que a comunicação de cada um precisa ter. Veja:
• Antes: cerca de cinco dias úteis antes do vencimento, lembre ao responsável que a data do pagamento se aproxima para que ele possa se planejar;
• Um dia antes: lembre que o pagamento vence no dia seguinte;
• Uma semana depois: informe que a escola não identificou o pagamento, relembre os meios disponíveis e se mostre disponível para tirar dúvidas;
• Mais de uma semana depois: relembre que a data inicial para quitar o débito venceu. Disponibilize uma nova data de vencimento e informe sobre juros e multas. Mostre-se disponível para conversar sobre a questão;
• 30 dias depois: informe sobre tentativas anteriores de contato. Envie uma cobrança com nova data de vencimento e valores atualizados de juros e multa recorrentes. Mostre-se disponível para conversar com o responsável;
• 60 dias depois: informe sobre tentativas anteriores de contato. Envie uma cobrança com nova data de vencimento e valores atualizados de juros e multa recorrentes. Mostre que está disponível para negociações.
• Antes da ação judicial: reitere as tentativas de contato anteriores e avisos prévios e informe que esse é o último contato antes de ações judiciais. Sempre demonstre que a escola está aberta a negociações. Aqui é importante destacar que a próxima cobrança pode ser feita de forma judicial.
• 90 dias depois: após o período de 90 dias, a escola pode entrar com uma cobrança judicial referente às mensalidades em atraso.
1 – Use diversos canais para realizar a cobrança: existem casos em que as pessoas pouco verificam determinados canais, por isso, enviar lembretes para diferentes meios aumenta as chances de que o responsável pelo pagamento veja o aviso.
2 – Esteja aberto a negociações: muitas vezes, a mensalidade escolar atrasada ocorre sem intenção, por esquecimento ou algum imprevisto. Por isso, é importante procurar entender os motivos que levaram à inadimplência e, juntos, buscar a melhor solução para quitar o débito.
3 – Ofereça mais de uma forma de pagamento: oferecer mais de um meio de pagamento melhora as chances do responsável manter a mensalidade em dia. Por isso, se for possível, aceite PIX, cartão de crédito e débito, além do tradicional boleto.
4 – Automatize processos: as cobranças podem ser feitas de maneira automática por um sistema de gestão financeira, facilitando tanto o trabalho da escola quanto garantindo mais praticidade para as famílias.
A gente conhece as dificuldades e sabe o quanto pode ser desgastante fazer uma boa gestão financeira na escola e manter as mensalidades sempre em dia.
O Edupay ajuda o seu financeiro a cobrar as mensalidades de forma automatizada, tornando o processo de cobrança muito mais rápido e prático para escola e responsáveis.
Com ele, você não precisa mais se preocupar em enviar as cobranças todos os meses, é só criar a sua régua de cobrança, que o EduPay envia os lembretes de vencimento.
Assim, sua escola tem mais autonomia no gerenciamento do financeiro, evitando atrasos nas mensalidades e com o fluxo de caixa.
Essa é mais uma solução que a Agenda Edu, o SuperApp da educação, traz para tornar a gestão financeira muito mais simples e a sua escola poder focar na melhor educação.
E aí, gostou das dicas para afastar a mensalidade escolar em atraso para bem longe? Nós esperamos que esse conteúdo tenha ajudado e, se você tiver mais alguma dica, deixe aqui nos comentários.
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