5 passos para planejar a sua campanha de matrículas

Muitas vezes, na correria de querer organizar a campanha de matrículas, aquela mesma receita do ano passado parece servir bem. Daí, quando a escola abre as matrículas, a estratégia não funciona. É que faltou o elemento mais importante nessa conta: planejamento.

Por trás de toda campanha de matrículas bem-sucedida, há um bom planejamento (com objetivos, atividades, prazos e outras informações). E isso já é meio caminho andado para o sucesso da sua campanha.

A seguir, você vai aprender como planejar uma campanha de matrículas, definindo os objetivos e metas para o período, assim como as ações que devem ser realizadas para alcançá-los. 

1. Conheça o seu atual cenário

Antes de seguir para o planejamento, analise a última campanha e faça um apurado de todos os erros e acertos do ano anterior. Assim, a sua estratégia foca para que os resultados cheguem além do esperado.

O ponto de partida do seu planejamento de matrículas é escrever no papel as metas de crescimento para a escola. Mas antes disso, é preciso ter certeza de que essas metas são realizáveis.

O primeiro passo é conhecer o atual cenário para construir o objetivo do planejamento. Para descobrir isso, estas perguntas podem ajudar:

• Quantas transferências ocorreram? Quais foram os motivos?

• Quantos alunos vão sair da instituição por terem se formado?

• Quantos alunos a escola possui atualmente?

• Quantos desses alunos estão inadimplentes com a escola?

• Quais as necessidades dos atuais alunos e quais os insumos para supri-las?

• Como é feita a captação de alunos? A estratégia anterior será eficiente para as novas metas estipuladas?

• Quantas vagas a mais a escola comporta?

2. Planeje os objetivos da sua campanha de matrículas

Dá pra ir mais longe no exercício e projetar os seus objetivos, que é basicamente, estipular os números que você deseja alcançar com esse plano.

Para isso, essas perguntas podem ajudar:

• Quantos alunos a escola quer captar?

• Qual é a receita que a escola projeta alcançar?
• Que turmas ou segmentos a escola pode ampliar?

3. Crie as metas da sua campanha de matrículas

Agora, a escola já possui informações suficientes para criar suas metas, que é nada mais do que todas as ações que serão necessárias para alcançar os objetivos. 

Sua escola pode traçar metas como:

• Qual a data de início para as rematrículas?
• Qual a data de início e término para a captação de novos alunos?
• Quantas reuniões agendadas para prospectar alunos precisam ser feitas?
• Quantos fechamentos de contratos precisam sair das reuniões agendadas?

4. Organize o cronograma da sua campanha de matrículas

Agora que você já possui as metas de matrícula escolar claras e definidas, chegou o momento de organizar as ações em um cronograma para não perder os prazos. No exemplo abaixo, o cronograma de campanha de matrículas da sua escola pode ter as seguintes etapas:

Análise do Reajuste

Para reajustar o preço das mensalidades escolares e cobrar a matrícula, sua escola precisa antes de tudo comprovar a necessidade do aumento.

Renegociação com os inadimplentes

O início do segundo semestre é uma boa oportunidade para negociar com os inadimplentes e garantir que eles renovem as matrículas para o ano que vem. 

Definição das ofertas

Descontos são ótimos atrativos para conquistar o pagamento antecipado das matrículas.

Revisão das condições e contrato

A cada ano, a análise do contrato de prestação de serviços deve ser feita para saber se algo precisa ser alterado ou melhorado.

Início da Campanha de Rematrículas

As vagas para alunos que já estudam na instituição recebem prioridade. Durante esse período, a escola deve preparar as estratégias de marketing para fidelizar alunos.

Início da Campanha de Matrículas

A força-tarefa para a captação de novos alunos deve fazer com que novas famílias conheçam a escola e queiram que o aluno faça parte dela.

Rematrícula escolar: o que fazer para reter mais alunos

5. Elabore um checklist para sua campanha de matrículas

Depois de aprender tudo sobre matrículas escolares, é hora de listar tudo o que é preciso para começar agora sua campanha! Veja o exemplo a seguir:

Planejamento

• Quais são os objetivos da campanha?

• Quais as metas de crescimento para minha escola?

Preço

• O reajuste da mensalidade já foi validado?

• Qual o prazo para divulgar o reajuste para as famílias?

• Que ofertas posso oferecer no pagamento da taxa?

Inadimplentes

• Quantos alunos terão que ter suas dívidas renegociadas?

• Quantas das dívidas existentes minha escola conseguiu renegociar?

Contratos

• Será preciso atualizar o contrato?

• Que informações precisam ser validadas?

Divulgação

• Qual o início da campanha de rematrícula?

• Qual o início da campanha de novas matrículas?

• Que canais será feita a comunicação?

• Qual o meu total de investimento?

Ferramentas

• Que ferramenta pode ajudar minha escola a divulgar a campanha?

• Que ferramenta pode ajudar minha escola a cobrar a taxa de matrícula?
• Que ferramenta pode ajudar minha escola na assinatura de contrato?

Descontos na rematrícula: Como usar essa estratégia para reter mais alunos

Mão na massa: saiba como o SuperApp Agenda Edu podem ajudar sua campanha de matrículas

Agora que você já sabe como planejar sua campanha de matrículas, é hora de colocar a mão na massa. E para decolar nos resultados das matrículas, o SuperApp Agenda Edu podem ajudar sua escola.

Com a funcionalidade “Matrículas” do SuperApp, escolas e famílias conquistam uma experiência totalmente digital, simples e segura. O pagamento da rematrícula pode ser feito pelo responsável em poucos cliques, através das modalidades boleto, cartão de crédito ou PIX. 

Pais e responsáveis também poderão ter mais praticidade na fase de assinatura do contrato. Uma autenticação segura e com a mesma validade jurídica de uma assinatura de próprio punho. 

Quando o assunto é divulgação da campanha, a Agenda Edu é uma grande aliada. Sua escola pode enviar conteúdos como, materiais gráficos, vídeos, comunicados para comunicar o período de matrículas para as famílias. E ainda pode deixar tudo pronto e agendado! 

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