5 dicas para preparar o financeiro escolar para 2022Leitura de 5 minutos
Conclusão do processo de matrículas, pagamentos do décimo terceiro dos colaboradores, início da venda de material didático. Para quem trabalha em um setor financeiro escolar, o fim de ano pode ser um desafio e tanto.
Mas antes de encerrar as atividades e ter seu merecido descanso, algumas dúvidas podem surgir: como estará o saldo da minha escola em janeiro? Será que a minha instituição terá saldo suficiente no caixa para as despesas dos próximos meses? Como preparar minha escola para um início de ano sem dívidas?
Pensando nisso, elaboramos algumas dicas para sua escola organizar o fechamento do ano e ter um financeiro mais preparado para o novo ano letivo.
1. Atualize o saldo do fluxo de caixa
O fluxo de caixa é uma ferramenta que permite acompanhar de perto todas as movimentações financeiras da escola. Mas para que esse controle seja eficiente, as informações devem ter sido atualizadas durante todo o ano, e não somente em dezembro.
Dessa forma, para verificar o saldo atual do fluxo de caixa da sua escola, deve-se usar a seguinte fórmula:
SALDO ATUAL =
+ Entradas de Caixa
(Todos os recebimentos da escola como, mensalidades, atividades contraturno, etc).
– Saídas de Caixa
(Todas as despesas pagas pela escola como, contas de água, luz, folha de pagamento, etc).
2. Calcule todas as entradas e saídas previstas no próximo mês
Depois de saber o saldo atual da escola, é hora de identificar tudo o que vai entrar e sair no mês seguinte. Dessa forma, sua instituição consegue se antecipar aos problemas que possam surgir e ter mais tranquilidade na abertura do ano.
Para os dados desse relatório, você precisa registrar:
Contas a pagar
Calcule uma estimativa das obrigações que a escola tem para pagar durante o mês de janeiro.
Contas a receber
Estime todos os valores que irão entrar no fluxo de caixa da escola em janeiro, seja à vista ou no cartão. Para ter mais controle no caixa da escola, o ideal é que as contas a receber sejam maiores que as de contas a pagar.
EduPay: recebimentos antecipados para um fluxo de caixa mais saudável
3. Planeje sua cobrança preventiva
Sabe aquele velho ditado que prevenir é melhor que remediar? Mesmo com uma previsão positiva no fluxo de caixa da escola, o setor de cobranças deve estar preparado para lidar com possíveis imprevistos que venham a surgir. Para isso, é necessário investir em estratégias que evitem o atraso nos recebimentos da escola.
Uma maneira de evitar que pais e responsáveis atrasem o pagamento da sua escola, é através da régua de cobrança. Com a ajuda desta ferramenta, sua instituição poderá enviar mensagens personalizadas por e-mail ou SMS, por exemplo, para lembrar os responsáveis dos pagamentos e prevenir que eles não deixem de realizar o pagamento.
Para o conteúdo das mensagens, a abordagem deve seguir com dois objetivos:
- Lembrar que o pagamento está próximo de vencer;
- Entregar todas as informações necessárias para que o responsável realize o pagamento. (valor, data de vencimento, código de barras, locais de realização do pagamento, etc).
Para a implantar uma régua de cobrança na sua escola, é válido contar com um sistema de automatização, assim, é possível enviar lembretes de vencimento, mensagens com boletos, links de pagamento ou código de barras, tudo automaticamente. Saiba como utilizar a régua de cobrança na sua escola com o EduPay.
Como a régua de cobranças pode ajudar sua escola a reduzir a inadimplência
4. Defina as metas do seu financeiro escolar para o ano que vem
Na realidade de muitas escolas, o setor financeiro parece se resumir em tarefas meramente operacionais e burocráticas. No entanto, o trabalho desse departamento deveria envolver a elaboração de metas estratégicas e bem definidas.
Mas antes de sair por aí colocando metas irreais que nada se aproximam das condições da sua escola, lembre-se: o primeiro passo é avaliar os números e a situação atual da instituição. Veja a seguir, alguns exemplos de metas para o financeiro escolar:
- Diminuir a inadimplência em X%
- Aumentar o faturamento em X%
- Crescer X% no número de alunos para o ano que vem
- Ampliar mais X% em atividades extracurriculares
5. Busque por inovações para o seu financeiro escolar
A tecnologia vem simplificando e agilizando os processos financeiros de muitas escolas. E para dar conta de todas os aspectos importantes do setor, é preciso contar com um bom recurso tecnológico, que permita:
- Controle e organização de dados financeiros da escola;
- Otimização do tempo das tarefas dos responsáveis pelo setor;
- Redução de gastos excessivos no setor;
- Fácil gerenciamento dos processos de cobrança.
O EduPay, é uma plataforma de gestão de cobranças, que permite que sua escola automatize planos de cobranças recorrentes e únicas, envie cobranças automáticas e lembretes para os responsáveis, aplique desconto por pontualidade, acompanhe relatórios claros sobre os pagamentos e muito mais!
E agora a melhor parte: você pode ter uma consultoria gratuita para aprender a gerir as cobranças da sua escola. Então, não perca esta oportunidade, e comece o ano com uma gestão de cobrança escolar eficiente. Clique aqui e preencha o formulário.
