Guia do segundo semestre: 7 dicas para preparar o financeiro escolarLeitura de 5 minutos
Chegamos na metade do ano. E depois do merecido descanso, é o momento de preparar o financeiro escolar para o segundo semestre. Antes mesmo de começar as aulas, o primeiro passo é avaliar tudo o que já passou.
É claro que um bom planejamento no início do ano traz grandes benefícios para o financeiro de qualquer escola. Porém, para tornar esse plano efetivo é preciso fazer um apurado de onde está todo o dinheiro e para onde ele está indo.
Com as 7 dicas abaixo em mãos, separe um tempo no início de agosto para projetar os próximos meses. É assim que o planejamento financeiro da sua escola ganha forma.
1. Faça um apurado semestral do fluxo de caixa
Um gestor que acompanha de perto o fluxo de caixa, sabe a importância que esse controle tem para manter a saúde financeira da escola. Mensalmente essa ferramenta revela o cenário de receitas e despesas da instituição.
O controle mensal do caixa é importante para a organização financeira da escola mas, o saldo final de cada mês pode estar sendo influenciado por muitas variáveis. Para isso, é importante realizar um apurado do primeiro semestre para confirmar ou descartar alguma tendência.
Um saldo semestral negativo, por exemplo, é um sinal de que a escola pode estar gastando mais do que deveria, ou de que a inadimplência das famílias está muito alta.
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2. Ajuste o orçamento para o segundo semestre
Revisar o fluxo de caixa do semestre irá fornecer um verdadeiro raio-x das finanças da escola. E depois de apurar o saldo disponível, o passo seguinte da escola será o de projetar os ajustes no orçamento.
O ideal é que todos os seus custos do próximo semestre se encaixem no que foi planejado no início do ano pela escola. Mas, nem sempre as coisas saem como o esperado, e é preciso avaliar se o orçamento reservado será suficiente para o restante do ano.
Quando um setor gasta mais do que estava planejado, é necessário que a escola adapte o orçamento retirando verba de outro que não utilizou todo o dinheiro. Para isso, avalie a finalidade de cada investimento e encontre despesas que podem ser reduzidas sem comprometer o serviço da escola.
3. Organize a programação de eventos do segundo semestre
Dia dos pais, professores, formatura…O calendário de eventos do 2º semestre é bem movimentado. Cada confraternização é investimento feito pela escola, e por isso envolve também o setor financeiro.
O sucesso de um evento também depende do número de participantes e por isso a escola deve antecipar a comunicação das cobranças se quiser ter mais adesão das famílias. Afinal, quanto mais cedo os responsáveis souberem quanto custará o evento, mais tempo eles terão para se programar com o pagamento.
4. Tente renegociar dívidas dos inadimplentes
Crise financeira, problemas pessoais, ou por vezes, até esquecimento. São vários os motivos que levam algumas famílias a estenderem os atrasos nas mensalidades até o fim de um semestre.
Muitas vezes, as dívidas são geradas pelo acúmulo de juros. Isso faz com que as chances de pagamento se tornem ainda menores, formando uma verdadeira bola de neve e uma dívida que não para de crescer.
Um débito que dura até o final do ano letivo pode impedir o aluno de fazer a sua matrícula, e por isso, a renegociação no segundo semestre é o melhor caminho para ambas as partes.
Oferecer parcelamento, redução nos juros e novos prazos, permite que o responsável tenha mais condições de pagar. Além disso, a renegociação também é fundamental para o bom relacionamento entre escola e família.
5. Analise o reajuste das mensalidades
Uma coisa é fato: não tem como não pensar no segundo semestre sem lembrar de matrículas. Mas, antes de iniciar a campanha há uma etapa que muita escola pula: a análise para o reajuste da mensalidade escolar.
Para esse cálculo, a escola deve levar em consideração o valor da atual mensalidade, multiplicado pelo número de parcelas do período letivo (anual ou semestral).
Vale lembrar que as instituições não podem alterar seus preços de mensalidade durante o ano, e por isso é essencial projetar um valor que não traga prejuízos à escola.
6. Planeje a campanha de matrícula
Se a sua escola deseja ter uma campanha de matrículas organizada e efetiva, esse é o momento para começar a planejar. A atividade envolve diferentes etapas como, precificação, divulgação, cobranças, e por isso é importante iniciar logo no início do segundo semestre.
Essa antecipação além de ser boa para a organização, também melhora os resultados da captação e a retenção de alunos na escola. A instituição pode ofertar descontos para quem fizer a matrícula até uma data determinada, e atrair ainda mais alunos.
7. Considere o uso de ferramentas para ajudar na gestão
Fim de semestre também é um bom período para a escola rever algumas formas de melhoria na gestão, dentre elas, o uso de ferramentas de organização das finanças e de automatização de alguns processos.
Com a ajuda dessas tecnologias, a escola ganha mais produtividade, eficiência e segurança nas atividades financeiras. Mas, é importante lembrar que introduzir um sistema de gestão financeira na sua escola é uma mudança importante, e deve ser pensada com cuidado.
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