Canais de cobrança: Por onde cobrar pagamentos escolares?Leitura de 6 minutos
Tão importante quanto saber abordar em uma cobrança é saber em que meio enviar elas. A verdade é que ninguém gosta de ser cobrado. Porém, certos canais de cobrança soam menos invasivos e podem ser mais efetivos na hora de recuperar os valores.
Antes de definir os canais de cobrança, atualize o seu banco de dados
Antes de definir qual meio de comunicação usar para chegar até o responsável, é necessário garantir que seu banco de dados esteja devidamente atualizado. Manter esses dados organizados garante que as eventuais cobranças sejam direcionadas a quem de fato é responsável pelo aluno (sem risco de causar constrangimento com terceiros).
Para isso, é importante incluir no contrato da escola, cláusulas com a obrigação de atualização de dados e com a ciência do contratante em relação à forma de tratamento deles, nos termos da LGPD.
Como saber quais os melhores canais de cobrança para minha escola?
A verdade é que não existe um melhor ou pior canal para falar sobre cobrança. Para que tenham maiores resultados, as notificações de cobrança devem ser enviadas por um meio em que os pais tenham fácil acesso. Assim, sua escola pode elaborar uma régua de cobrança que atenda aos diversos perfis de atrasos, realizando uma combinação de canais para uma cobrança mais efetiva.
A seguir, confira as vantagens e desvantagens de alguns dos principais canais para envio das mensagens de cobrança.
Mensagem SMS
Com o uso de telefones cada vez mais indispensáveis na rotina da família, o SMS é uma opção muito útil para a cobrança dos pagamentos escolares. A mensagem curta, simples e instantânea permite alertar o responsável sobre o valor em atraso.
Um SMS padrão possui um limite de no máximo 160 caracteres por mensagem. Para fazer um bom uso desse canal, o tom da mensagem deve ser simples, claro e amigável.
Prós
- É menos invasivo;
- É um meio barato;
- Não necessita de conexão com a internet para receber a mensagem;
- Pode ser automatizado.
Contras
- Dependendo do perfil, a ferramenta de mensagens pode ser raramente vista pelo responsável;
- A mensagem pode cair na caixa de spam do celular;
- O texto curto permite enviar poucas informações.
Quando é indicado?
As cobranças por SMS no celular são bastante apropriadas para as fases de cobrança preventiva, atuando como lembretes do pagamento.
A popularidade do WhatsApp fez com que muitas escolas escolhessem o aplicativo como canal de comunicação com os responsáveis. No entanto, o uso inadequado do aplicativo pode causar muitos transtornos. E quando o assunto é cobrança, os riscos então, só aumentam.
Prós
- É um meio barato;
- Possui fácil acesso para pais e responsáveis.
Contras
- É um meio muito invasivo;
- A escola não tem muito controle sobre as mensagens e informações trocadas (dados importantes como prazos, anexos de boletos e outros);
- Possui risco de envolvimento pessoal e falhas na comunicação;
- Vulnerabilidade do aplicativo com invasões e vazamentos de informações sigilosas.
Quando é indicado?
Por todas as desvantagens citadas anteriormente, o uso do WhatsApp só é aconselhado em casos em que a escola considere todos os outros meios inefetivos.
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Por ser uma ferramenta formal e pouco invasiva, o email é muito utilizado para cobrar valores em aberto. A alternativa possibilita ainda, detalhar todos os dados sobre a dívida, assim como, anexar a fatura e outros documentos.
Apesar das vantagens, o correio eletrônico pode ter pouca efetividade, já que com a rotina corrida de pais e responsáveis, a mensagem corre o risco não ser vista ou aberta.
Uma alternativa para lidar com baixo índice de abertura dos emails, é combiná-los com algum outro canal de comunicação. Alertas de SMS ou notificações de aplicativos, por exemplo, podem servir como guias para levar até a mensagem.
Prós
- Pode ser automatizado;
- Não é invasivo;
- Permite uma comunicação mais elaborada e mais rica de informações.
Contras
- Pode cair na caixa de spam do destinatário e não ser visto;
Quando é indicado?
O email pode ser utilizado em todos os estágios da cobrança, desde a prevenção até à notificação de ação judicial.
Ligação telefônica
Apesar de o telefone ser o modo mais tradicional de cobrar inadimplentes, esse meio deve ser utilizado em atrasos mais graves. A ligação permite que a escola tenha uma maior interação com o responsável, podendo informá-lo sobre seu débito, conceder o valor atualizado da dívida e oferecer as opções de pagamento.
Prós
- Grande alcance;
- Comunicação em tempo real, permitindo a negociação direta dos valores em aberto;
- É uma forma de cobrança difícil de ignorar;
- Permite um diálogo mais atento entre escola e responsável.
Contras
- Por ser um contato mais demorado, exige mais tempo da equipe financeira da escola.
- Dependendo da abordagem e da fase da cobrança, pode intimidar a família e ter um resultado negativo.
Quando é indicado?
Por ser um canal mais intimista, a ligação telefônica é indicada para cobranças após 5 ou mais dias em atraso.
Carta de cobrança
Outro método mais clássico de cobrança, é a carta de cobrança. A grande dificuldade desse meio, porém, é saber se foi lida pelo responsável ou até mesmo se chegou em suas mãos. Junto com a carta, a escola também pode enviar o boleto com o valor atualizado da dívida.
Prós
- Meio formal de cobrança;
- Representa seriedade e credibilidade da escola.
Contras
- Não é instantâneo e pode haver demora no tempo de entrega;
- Não permite identificar o recebimento.
- Os valores e informações podem ficar desatualizados ao chegar nas mãos do responsável.
Quando é indicado?
A carta de cobrança pode ser útil na fase de cobrança extrajudicial, pois é uma forma de comunicação mais séria e formal. Também é um meio bastante indicado para comunicar a negativação e transferência judicial da cobrança.
Saiba como a régua de cobrança pode ajudar na redução da inadimplência escolar
Reúna vários canais de cobrança em uma ferramenta
Como você pode perceber, diferentes meios de comunicação podem ser usados na comunicação da cobrança da sua escola. Para um resultado mais eficiente, esses canais devem ser usados de forma estratégica, sendo trabalhados em conjunto através da automação da régua de cobrança.
Com essa ferramenta, sua escola poderá determinar cada ação a ser tomada e estruturar a cobrança desde o primeiro contato. É possível programar lembretes automáticos, determinando os intervalos de comunicação entre os alertas (entre pré e pós vencimento). Outra possibilidade, é o agendamento automático dos emails, o que ajuda as instituições a terem menos trabalho na rotina financeira.
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